PDF ยาว ๆ ที่ไม่มีระบบนำทางบังคับให้ผู้อ่านต้องเลื่อนหาส่วนที่ต้องการแบบมองไม่เห็น สารบัญช่วยแก้ปัญหานี้ได้ แต่ "สารบัญ" ใน PDF อาจหมายถึงสองสิ่งที่ต่างกัน และการรู้ว่าคุณต้องการแบบไหนจะเปลี่ยนวิธีที่คุณสร้างมัน
สองสิ่งที่คนมักหมายถึงเมื่อพูดถึง "สารบัญ"
- หน้าสารบัญที่มองเห็นได้ เป็นหน้าจริงในเอกสารที่แสดงรายชื่อส่วนต่าง ๆ และหมายเลขหน้า เหมือนกับหนังสือที่พิมพ์ ผู้อ่านเห็นมัน แต่คลิกหรือโต้ตอบไม่ได้
- บุ๊กมาร์ก PDF (โครงร่างเอกสาร) เป็นแผงนำทางที่คลิกได้ซึ่งโปรแกรมดู PDF ส่วนใหญ่แสดงในแถบด้านข้าง ทำให้ผู้อ่านกระโดดไปยังส่วนใดส่วนหนึ่งได้โดยตรงโดยไม่ต้องเลื่อน สิ่งนี้แยกจากเนื้อหาที่มองเห็นได้ในหน้าใด ๆ
PDF ที่ดีที่สุดมักมีทั้งสองอย่าง หน้าสารบัญที่มองเห็นได้สำหรับคนที่พิมพ์เอกสาร และโครงร่างบุ๊กมาร์กสำหรับคนที่อ่านบนหน้าจอ ทั้งสองสร้างต่างกัน มาดูแต่ละแบบกัน
การเพิ่มหน้าสารบัญที่มองเห็นได้
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
นี่เป็นแค่เนื้อหา หนึ่งหน้าที่คุณเขียนแสดงรายชื่อส่วนต่าง ๆ และหมายเลขหน้าของมัน วางไว้ใกล้ด้านหน้าของเอกสาร
- ทำเอกสารของคุณให้เสร็จสมบูรณ์ก่อน หมายเลขหน้าจะมีความหมายก็ต่อเมื่อเนื้อหาของคุณเสร็จแล้ว การเพิ่มหน้าสารบัญก่อนแก้ไขเสร็จหมายความว่าต้องมาเรียงหมายเลขใหม่ทีหลัง
- เขียนหน้าสารบัญ ในเอกสารต้นฉบับของคุณ (Word, Google Docs) แสดงรายชื่อหัวข้อแต่ละส่วนและหมายเลขหน้าของมัน หรือเพิ่มโดยตรงด้วย Edit PDF หากคุณกำลังทำงานจาก PDF ที่มีอยู่แล้ว
- แทรกเป็นหน้าที่ถูกต้อง หากคุณสร้างแยกต่างหาก ใช้ Merge PDF เพื่อรวมกับส่วนที่เหลือของเอกสารในตำแหน่งที่ถูกต้อง
- เพิ่มหมายเลขหน้า ให้กับทั้งเอกสารด้วย Add Page Numbers หากยังไม่ได้ทำ เพื่อให้การอ้างอิงในหน้าสารบัญยังคงถูกต้อง
จำไว้ว่า หน้าสารบัญที่มองเห็นได้แสดงหมายเลขหน้า แต่ไม่ได้ให้ผู้อ่านคลิกกระโดดไปได้ สำหรับเรื่องนั้นคุณต้องมีบุ๊กมาร์ก
การสร้างโครงร่างบุ๊กมาร์กที่คลิกได้
บุ๊กมาร์กมักมาจากโครงสร้างหัวข้อของเอกสารต้นฉบับเป็นส่วนใหญ่ นี่เป็นวิธีที่ง่ายและเชื่อถือได้ที่สุด
- ใช้รูปแบบหัวข้อจริง ในเอกสารต้นฉบับของคุณ (Heading 1, Heading 2 ของ Word เป็นต้น) ไม่ใช่แค่ข้อความตัวหนาขนาดใหญ่ที่แค่ดูเหมือนหัวข้อ
- ส่งออกเป็น PDF ด้วยตัวแปลงที่รักษาโครงสร้างหัวข้อไว้ การส่งออกจาก Word เป็น PDF แบบมาตรฐานส่วนใหญ่ทำเช่นนี้โดยอัตโนมัติ โดยแปลงแต่ละหัวข้อเป็นบุ๊กมาร์กในระดับที่ตรงกัน
- ตรวจสอบผลลัพธ์ ในโปรแกรมดู PDF ที่แสดงแผงบุ๊กมาร์ก (โปรแกรมดู PDF บนเดสก์ท็อปและเบราว์เซอร์ส่วนใหญ่มี) เพื่อยืนยันว่าโครงร่างถูกสร้างขึ้นอย่างถูกต้องและซ้อนส่วนต่าง ๆ ตามที่คาดไว้
หากเอกสารต้นฉบับของคุณไม่ได้ใช้รูปแบบหัวข้อจริง PDF ที่ส่งออกมาโดยทั่วไปจะไม่มีโครงร่างบุ๊กมาร์ก นี่คือสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของปัญหา "ตัวแปลง PDF ของฉันไม่เพิ่มบุ๊กมาร์ก" และเป็นปัญหาของเอกสารต้นฉบับ ไม่ใช่ความล้มเหลวของการแปลง
เมื่อคุณเริ่มจาก PDF ที่มีอยู่แล้วโดยไม่มีหัวข้อ
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
หากคุณมี PDF ที่เสร็จสมบูรณ์แล้วโดยไม่มีโครงสร้างหัวข้อที่เหมาะสมและต้องการเพิ่มระบบนำทาง ตัวเลือกที่เป็นจริงของคุณจะจำกัดกว่า
- สร้างใหม่จากต้นฉบับ หากคุณยังมีอยู่ การย้อนกลับไปที่เอกสารต้นฉบับ ใส่รูปแบบหัวข้อ และส่งออกใหม่นั้นเชื่อถือได้มากกว่าการพยายามใส่ระบบนำทางย้อนหลังในไฟล์ที่เสร็จแล้ว
- เพิ่มหน้าสารบัญที่มองเห็นได้ด้วยตนเอง ด้วย Edit PDF วิธีนี้ไม่ได้ให้การนำทางที่คลิกได้ แต่ให้แผนที่ของเอกสารแก่ผู้อ่าน ซึ่งครอบคลุมความต้องการในทางปฏิบัติได้มากแม้ไม่มีบุ๊กมาร์กจริง
- ใช้ซอฟต์แวร์แก้ไข PDF เฉพาะทาง สำหรับการเพิ่มโครงร่างบุ๊กมาร์กที่แท้จริงในไฟล์ที่มีอยู่แล้วโดยไม่มีเอกสารต้นฉบับ นี่เป็นงานแก้ไขขั้นสูงกว่าที่เครื่องมือบนเบราว์เซอร์มักออกแบบมาให้ทำ
เคล็ดลับการจัดรูปแบบสำหรับหน้าสารบัญที่ผู้อ่านใช้จริง
- ทำให้ชื่อหัวข้อสั้นและเจาะจง รายการสารบัญที่เป็นประโยคเต็มจะกวาดสายตาได้ยากกว่าป้ายชื่อที่ชัดเจนและสั้น
- ใช้การเยื้องที่สอดคล้องกันสำหรับหัวข้อย่อย สะท้อนวิธีที่หัวข้อซ้อนกันในตัวเอกสารเอง
- ตรวจสอบหมายเลขหน้าอีกครั้งหลังการแก้ไขใด ๆ การแทรกหรือลบหน้าใด ๆ ก่อนหน้าสารบัญจะเลื่อนการอ้างอิงทุกอันหลังจากนั้น และหน้าสารบัญที่มีหมายเลขหน้าผิดยิ่งแย่กว่าไม่มีหน้าสารบัญเลย
คำถามที่พบบ่อย
PDFlexa สร้างบุ๊กมาร์กจากหัวข้อโดยอัตโนมัติเมื่อแปลงเอกสารหรือไม่ การสร้างบุ๊กมาร์กขึ้นอยู่กับว่าเอกสารต้นฉบับใช้รูปแบบหัวข้อจริงหรือไม่ หากใช่ การแปลง Word เป็น PDF แบบมาตรฐานส่วนใหญ่จะรักษาโครงสร้างนั้นไว้เป็นโครงร่าง PDF โดยอัตโนมัติ
ฉันสามารถเพิ่มบุ๊กมาร์กที่คลิกได้ให้กับ PDF ที่ไม่มีเลย โดยไม่มีไฟล์ต้นฉบับได้หรือไม่ เรื่องนี้ยากด้วยเครื่องมือบนเบราว์เซอร์โดยเฉพาะ หน้าสารบัญที่มองเห็นได้ทำได้ แต่การนำทางบุ๊กมาร์กที่คลิกได้จริงซึ่งเพิ่มภายหลังโดยทั่วไปต้องใช้ซอฟต์แวร์แก้ไข PDF เฉพาะทางมากกว่า
อะไรคือความแตกต่างระหว่างสารบัญกับบุ๊กมาร์ก PDF สารบัญเป็นหน้าเนื้อหาที่มองเห็นได้ อ่านได้และพิมพ์ได้เหมือนหน้าอื่น ๆ บุ๊กมาร์กเป็นแผงนำทางแบบโต้ตอบในโปรแกรมดู แยกจากเนื้อหาหน้า ไม่พิมพ์ออกมา แต่คลิกได้
ทำไมหมายเลขหน้าในสารบัญของฉันถึงไม่อัปเดตหลังจากที่ฉันแก้ไขเอกสาร หมายเลขหน้าในหน้าสารบัญที่เขียนด้วยมือไม่อัปเดตอัตโนมัติ หากคุณแทรกหรือลบหน้าหลังจากเขียนแล้ว คุณต้องแก้ไขหมายเลขให้ตรงกัน
ฉันสามารถเพิ่มสารบัญให้กับเอกสารที่สแกนได้หรือไม่ ได้ เป็นหน้าที่มองเห็นได้ใหม่ที่คุณเพิ่มเข้าไปในเอกสาร แต่เอกสารที่สแกนโดยทั่วไปจะขาดโครงสร้างหัวข้อที่จำเป็นสำหรับบุ๊กมาร์กที่คลิกได้อัตโนมัติ ดังนั้นส่วนนั้นจะต้องสร้างด้วยมือหากต้องการ
สรุป
รูปแบบหัวข้อจริงในเอกสารต้นฉบับของคุณคือสิ่งที่สร้างบุ๊กมาร์ก PDF ที่คลิกได้ การตัดสินใจนั้นเกิดขึ้นก่อนที่คุณจะเปิดเครื่องมือ PDF ใด ๆ เสียอีก หากคุณเริ่มจากเอกสารที่ไม่มีโครงสร้างนั้น หน้าสารบัญที่มองเห็นได้เป็นเป้าหมายที่เป็นจริงมากกว่า และมันยังคงช่วยผู้อ่านนำทางเอกสารยาว ๆ ได้อย่างมีนัยสำคัญ
ต้องการแทรกหน้าสารบัญเข้าไปในเอกสารที่มีอยู่แล้วหรือไม่ ลอง Merge PDF เพื่อรวมมันในตำแหน่งที่ถูกต้อง
กำลังทำงานกับเอกสารยาวที่มีโครงสร้างเป็นประจำหรือไม่ ดู เครื่องมือ PDF สำหรับนักวิจัย สำหรับขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้อง