เครื่องมือ PDF สำหรับหน่วยงานราชการและภาครัฐ

งานภาครัฐเกี่ยวข้องกับปริมาณเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นคำร้องขอบันทึกสาธารณะ ใบอนุญาต ข้อตกลงระหว่างหน่วยงาน และเอกสารจัดเก็บถาวรที่ต้องอ่านได้นานหลายทศวรรษ PDFlexa มอบเครื่องมือ PDF ฟรีบนเบราว์เซอร์ที่ออกแบบมาเพื่อตอบโจทย์ข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการเก็บรักษาเอกสารของงานราชการ

เหตุใดหน่วยงานราชการจึงต้องการเครื่องมือ PDF เฉพาะทาง

เอกสารราชการอยู่ภายใต้กฎหมายการเปิดเผยข้อมูลสาธารณะ ข้อกำหนดการเก็บรักษาระยะยาว และมาตรฐานการจัดเก็บถาวรอย่างเป็นทางการ ซึ่งมักต้องดำเนินการภายใต้งบประมาณด้าน IT ที่จำกัด เอกสารที่จะเผยแพร่สู่สาธารณะจำเป็นต้องลบข้อมูลอ่อนไหวออกก่อน ส่วนเอกสารที่ต้องเก็บไว้นานหลายทศวรรษก็ต้องอยู่ในรูปแบบที่ยังอ่านได้เมื่อถึงเวลานั้น เครื่องมือหลักของ PDFlexa ใช้งานได้ฟรีโดยไม่มีการจำกัดจำนวนครั้งต่อวัน และประมวลผลไฟล์ในเบราว์เซอร์ของคุณทั้งหมด

เครื่องมือ PDF ที่จำเป็นสำหรับหน่วยงานราชการ

ปิดบังข้อมูลในบันทึกสำหรับคำร้องขอเปิดเผยข้อมูลสาธารณะ

ก่อนเผยแพร่เอกสารตามคำร้องขอบันทึกสาธารณะหรือคำร้องประเภท FOIA ให้ลบข้อมูลที่ได้รับการยกเว้นจากการเปิดเผยออกก่อน Manual Redact (ปิดบังข้อมูลด้วยตนเอง) ปิดทับข้อความหรือรูปภาพที่ระบุด้วยกล่องสีดำ ส่วน AI Smart Redact (AI ปิดบังข้อมูลอัจฉริยะ) จะตรวจจับชื่อ หมายเลขประกันสังคม ที่อยู่ และข้อมูลระบุตัวตนส่วนบุคคลอื่นๆ โดยอัตโนมัติเพื่อให้ตรวจสอบก่อนปิดบัง

จัดเก็บบันทึกในรูปแบบ PDF/A

ตารางการเก็บรักษาบันทึกระยะยาวมักกำหนดให้ต้องใช้รูปแบบสำหรับจัดเก็บถาวรโดยเฉพาะ Convert to PDF/A (แปลงเป็น PDF/A) สร้างไฟล์ที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 19005 ซึ่งออกแบบมาให้อ่านได้โดยไม่ขึ้นกับซอฟต์แวร์ใดซอฟต์แวร์หนึ่ง ตราบเท่าที่ต้องเก็บรักษาบันทึกนั้นไว้

แปลงเอกสารประวัติศาสตร์และเอกสารกระดาษให้เป็นดิจิทัล

บันทึกและเอกสารจัดเก็บที่เป็นกระดาษเก่าจะสามารถค้นหาได้ด้วย OCR PDF ทำให้ค้นหาบันทึกที่ต้องการได้โดยไม่ต้องเปิดไฟล์ทีละไฟล์

เซ็นข้อตกลงระหว่างหน่วยงานและใบอนุญาต

Sign PDF (เซ็น PDF) ช่วยให้เจ้าหน้าที่เซ็นข้อตกลง ใบอนุญาต และเอกสารอนุมัติได้แบบอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ว่าจะเป็นลายเซ็นแบบพิมพ์ วาดด้วยมือ หรืออัปโหลด โดยฝังลงในเอกสารโดยตรง

กรอกแบบฟอร์มสำหรับประชาชน

Fill PDF Form (กรอกแบบฟอร์ม PDF) ช่วยกรอกช่องข้อมูลแบบโต้ตอบในคำขอใบอนุญาต แบบฟอร์มสาธารณะ และเอกสารระหว่างหน่วยงานได้โดยตรงในเบราว์เซอร์

รวมไฟล์รายงานจากหลายแผนก

รวมส่วนต่างๆ ที่แต่ละแผนกจัดทำให้เป็นรายงานหรือเอกสารยื่นฉบับเดียวด้วย Merge PDF (รวมไฟล์ PDF)

แยกหน้าเอกสารสำหรับการเปิดเผยข้อมูลบางส่วน

เมื่อสามารถเปิดเผยได้เพียงบางส่วนของบันทึก Split & Extract Pages (แยกไฟล์และแตกหน้าเอกสาร) จะดึงเฉพาะหน้าที่ต้องการไปไว้ในไฟล์ใหม่โดยไม่กระทบต้นฉบับ

ใส่ลายน้ำบนสำเนาร่างและสำเนาทางการ

Add Watermark (ใส่ลายน้ำ) ทำเครื่องหมายเอกสารว่า "ร่าง" "สำเนาทางการ" หรือ "ห้ามเผยแพร่" ลงบนทุกหน้าโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานของหน่วยงานราชการ

การตอบสนองต่อคำร้องขอบันทึกสาธารณะ

1. รวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องในรูปแบบ PDF
2. ใช้ OCR กับบันทึกที่สแกนไว้เพื่อให้ค้นหาและตรวจสอบได้
3. ใช้ AI Smart Redact เพื่อตรวจจับข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับการยกเว้นสำหรับการตรวจสอบ
4. ปิดบังข้อมูลด้วย Redact PDF แล้ว Flatten PDF ด้วย Flatten PDF เพื่อให้การปิดบังคงอยู่ถาวร
5. รวมไฟล์ชุดคำตอบสุดท้ายด้วย Merge PDF

การเตรียมบันทึกสำหรับการจัดเก็บถาวรระยะยาว

1. แปลงบันทึกกระดาษให้เป็นดิจิทัลด้วย Scan to PDF และ OCR
2. แปลงเป็นรูปแบบจัดเก็บถาวรด้วย Convert to PDF/A
3. ใส่เลขหน้าด้วย Page Numbers เพื่อใช้อ้างอิงในดัชนีบันทึก

ขั้นตอนการเซ็นเอกสารระหว่างหน่วยงาน

1. แปลงร่างข้อตกลงเป็น PDF ด้วย Word to PDF
2. ส่งต่อเพื่อขอลายเซ็นด้วย Sign PDF
3. จัดเก็บข้อตกลงที่ลงนามแล้วด้วย Convert to PDF/A

ความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับ

เครื่องมือประมวลผลหลักของ PDFlexa (รวมไฟล์ แยกไฟล์ บีบอัด ปิดบังข้อมูล เซ็น กรอกแบบฟอร์ม ใส่ลายน้ำ แปลงไฟล์) ทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณทั้งหมดด้วย JavaScript บันทึกจะถูกประมวลผลบนอุปกรณ์ของคุณเองและไม่ถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ PDFlexa เลย

ฟีเจอร์ AI (สรุปเนื้อหาด้วย AI, แปลภาษาด้วย AI, แชทกับ PDF, AI Smart Redact) จะส่งเนื้อหาเอกสารไปยังเซิร์ฟเวอร์เพื่อประมวลผลด้วย AI และจะถูกลบหลังจบเซสชัน ฟีเจอร์เหล่านี้เป็นเครื่องมือเสริม — งานที่มีความสำคัญด้านความเป็นส่วนตัวทั้งหมดสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้ฟีเจอร์เหล่านี้ ตรวจสอบนโยบายการจัดการข้อมูลของหน่วยงานคุณก่อนใช้ฟีเจอร์ AI กับบันทึกที่มีข้อมูลอ่อนไหวหรือข้อมูลลับ

คำถามที่พบบ่อย

AI Smart Redact รับประกันการปฏิบัติตามข้อยกเว้นการเปิดเผยข้อมูลสาธารณะหรือไม่
ไม่รับประกัน Smart Redact ช่วยระบุข้อมูลส่วนบุคคลที่น่าจะเข้าข่ายเพื่อให้ตรวจสอบ — เป็นเครื่องมือที่ช่วยสนับสนุนกระบวนการทำงานของคุณ ไม่ใช่ผลิตภัณฑ์ที่ได้รับการรับรองด้านการปฏิบัติตามกฎหมาย การพิจารณาข้อยกเว้นควรทำโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบันทึกหรือฝ่ายกฎหมายของหน่วยงานคุณ

การแปลงเป็น PDF/A ตรงตามมาตรฐานการจัดเก็บถาวรอย่างเป็นทางการหรือไม่
PDFlexa สร้างไฟล์ที่รองรับ PDF/A โดย Flatten PDF แบบฟอร์มและปรับโครงสร้างเอกสารให้เป็นมาตรฐาน สำหรับการรับรอง ISO 19005-1 PDF/A-1b อย่างเป็นทางการ ให้ตรวจสอบผลลัพธ์ด้วยเครื่องมือเฉพาะทาง เช่น veraPDF ก่อนส่งจัดเก็บถาวรขั้นสุดท้าย

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายสำหรับเอกสารราชการหรือไม่
ในเขตอำนาจศาลส่วนใหญ่ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายสำหรับเอกสารบริหารทั่วไปภายใต้กฎหมาย เช่น US E-SIGN Act และ EU eIDAS Regulation เอกสารบางประเภท (เช่น เอกสารที่ต้องรับรองโดยโนตารี หรือแบบฟอร์มตามกฎหมายเฉพาะ) อาจต้องมีขั้นตอนทางการเพิ่มเติม — โปรดตรวจสอบข้อกำหนดของเขตอำนาจศาลของคุณ

PDFlexa สามารถจัดการเอกสารลับหรือเอกสารที่มีการจำกัดการเข้าถึงได้หรือไม่
เครื่องมือประมวลผลหลักทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณโดยไม่มีการอัปโหลดไฟล์ ซึ่งช่วยจำกัดความเสี่ยงในการรั่วไหล แต่ PDFlexa ไม่ได้รับการรับรองสำหรับการจัดการข้อมูลลับ โปรดปฏิบัติตามนโยบายทางการของหน่วยงานคุณสำหรับเอกสารที่มีระดับความอ่อนไหวสูงกว่าข้อมูลสาธารณะ/ไม่จัดชั้นความลับ

กำลังเตรียมบันทึกที่ปิดบังข้อมูลแล้วเพื่อเผยแพร่อยู่ใช่ไหม ดู คู่มือวิธีปิดบังข้อมูลใน PDF ของเรา