เครื่องมือ PDF สำหรับนักบัญชีและผู้ทำบัญชี

นักบัญชีและผู้ทำบัญชีต้องจัดการไฟล์ PDF จำนวนมหาศาลในทุกฤดูกาลยื่นภาษี — ใบเสร็จ ใบแจ้งยอด ใบแจ้งหนี้ และเอกสารยื่นภาษี PDFlexa มอบเครื่องมือ PDF บนเบราว์เซอร์ฟรีที่สร้างขึ้นเพื่อความแม่นยำและความลับที่งานด้านการเงินต้องการ

ทำไมนักบัญชีจึงต้องการเครื่องมือ PDF เฉพาะทาง

เอกสารทางการเงินมีความต้องการที่ขัดแย้งกันสองประการ: ต้องรักษาความลับอย่างเคร่งครัด และมักต้องถูกจัดระเบียบใหม่ แปลงเป็นดิจิทัล หรือแปลงรูปแบบเพื่อดึงข้อมูลสำหรับการรายงาน หมายเลขบัญชีและรายละเอียดทางการเงินของลูกค้าต้องได้รับการจัดการอย่างระมัดระวัง เครื่องมือหลักของ PDFlexa ประมวลผลไฟล์ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ดังนั้นข้อมูลทางการเงินของลูกค้าจึงไม่มีวันออกจากอุปกรณ์ของคุณ

เครื่องมือ PDF ที่จำเป็นสำหรับงานบัญชี

แปลงใบเสร็จและใบแจ้งหนี้กระดาษเป็นดิจิทัล

ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ที่สแกนมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อคุณสามารถค้นหาและดึงข้อมูลจากเอกสารเหล่านั้นได้ OCR PDF เพิ่มเลเยอร์ข้อความที่ค้นหาได้ให้กับเอกสารและรูปภาพที่สแกน ช่วยให้คุณคัดลอกจำนวนเงินและวันที่แทนการพิมพ์ใหม่

ดึงข้อมูลตารางเป็น Excel

PDF เป็น Excel แปลงใบแจ้งยอดธนาคาร ใบแจ้งหนี้ และรายงานทางการเงินที่มีโครงสร้างตารางให้เป็นสเปรดชีตที่แก้ไขได้สำหรับการกระทบยอดและวิเคราะห์

รวมชุดเอกสารของลูกค้า

รวมใบแจ้งยอดรายเดือน ใบเสร็จ และตารางประกอบเข้าเป็นไฟล์เดียวที่จัดระเบียบไว้ต่อลูกค้าหนึ่งรายด้วย รวมไฟล์ PDF

ดึงแบบฟอร์มเฉพาะจากเอกสารยื่นภาษีที่รวมกัน

ดึงตารางหรือแบบฟอร์มเดียวออกจากเอกสารยื่นภาษีขนาดใหญ่ที่รวมกันด้วย แยกไฟล์และแตกหน้าเอกสาร โดยไม่กระทบส่วนอื่นของเอกสาร

ใส่รหัสผ่านข้อมูลทางการเงินของลูกค้า

ใส่รหัสผ่าน PDF เข้ารหัสใบแจ้งยอดและเอกสารภาษีก่อนที่คุณจะส่งอีเมล เพื่อให้เฉพาะผู้รับที่ตั้งใจไว้เท่านั้นที่เปิดไฟล์ได้

ปิดบังหมายเลขบัญชีก่อนแชร์

เมื่อแชร์ตัวอย่างใบแจ้งยอดหรือเอกสารกับบุคคลที่สาม ให้ใช้ ปิดบังข้อมูล PDF เพื่อปิดหมายเลขบัญชีและข้อมูลระบุตัวตนที่ละเอียดอ่อนอื่น ๆ ก่อน

แปลงสเปรดชีตเป็น PDF ที่พร้อมส่งลูกค้า

Excel เป็น PDF เปลี่ยนสเปรดชีตที่ใช้งานอยู่ให้เป็น PDF ที่สะอาดและพร้อมพิมพ์สำหรับส่งมอบให้ลูกค้าหรือยื่นเอกสาร

เก็บถาวรบันทึกเป็น PDF/A

หลายเขตอำนาจศาลกำหนดให้ต้องเก็บรักษาบันทึกทางการเงินไว้เป็นเวลาหลายปี แปลงเป็น PDF/A สร้างรูปแบบเก็บถาวรที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 19005 ซึ่งออกแบบมาให้อ่านได้ในระยะยาว

สรุปรายงานทางการเงินที่ยาว

สรุปเนื้อหาด้วย AI สร้างสรุปผู้บริหารอย่างรวดเร็วของงบการเงินหรือรายงานตรวจสอบที่ยาวก่อนการทบทวนโดยละเอียด

ตัวอย่างขั้นตอนการทำงานด้านบัญชี

การเตรียมชุดเอกสารภาษีของลูกค้า

1. รวบรวมใบเสร็จ ใบแจ้งยอด และเอกสารยื่นภาษีก่อนหน้าเป็น PDF
2. ทำ OCR กับใบเสร็จที่สแกนเพื่อให้ค้นหาได้
3. รวมทุกอย่างเข้าเป็นชุดเดียวด้วย รวมไฟล์ PDF
4. ใส่เลขหน้าด้วย ใส่เลขหน้า เพื่อให้อ้างอิงได้ง่าย
5. ใส่รหัสผ่านชุดเอกสารสุดท้ายก่อนส่งด้วย ใส่รหัสผ่าน

การแปลงใบเสร็จกระดาษจำนวนมากเป็นดิจิทัล

1. ถ่ายภาพหรือสแกนใบเสร็จและรวมเป็น PDF เดียวด้วย สแกนเป็น PDF
2. ทำ OCR เพื่อให้ค้นหาจำนวนเงินและชื่อผู้ขายได้
3. ดึงยอดรวมเข้าสเปรดชีตโดยใช้ PDF เป็น Excel

การส่งมอบงบการเงินสิ้นปี

1. แปลงสเปรดชีตฉบับสุดท้ายเป็น PDF ด้วย Excel เป็น PDF
2. รวมกับจดหมายนำและบันทึกโดยใช้ รวมไฟล์ PDF
3. ใส่รหัสผ่านก่อนส่งอีเมลให้ลูกค้า
4. เก็บถาวรสำเนาเป็น PDF/A ด้วย แปลงเป็น PDF/A เพื่อการเก็บรักษา

ความเป็นส่วนตัวและความลับ

เครื่องมือประมวลผลหลักของ PDFlexa (รวมไฟล์ แยกไฟล์ บีบอัด ปิดบังข้อมูล ใส่รหัสผ่าน OCR แปลงไฟล์) ทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณด้วย JavaScript เอกสารทางการเงินของลูกค้าจะถูกประมวลผลในเครื่องของคุณและไม่มีวันถูกส่งไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ PDFlexa

ฟีเจอร์ AI (สรุปเนื้อหา แปลภาษา แชทกับ PDF) จะส่งเนื้อหาเอกสารไปยังเซิร์ฟเวอร์เพื่อประมวลผลด้วย AI และจะถูกลบหลังจากจบเซสชัน เครื่องมือเหล่านี้เป็นตัวเลือกเสริม — งานที่สำคัญด้านความเป็นส่วนตัวทั้งหมดสามารถทำได้โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือเหล่านี้

คำถามที่พบบ่อย

PDFlexa สามารถดึงข้อมูลจากตารางใบแจ้งยอดธนาคารเข้า Excel ได้หรือไม่?
ได้ PDF เป็น Excel ตรวจจับโครงสร้างตารางและจับคู่ข้อความเข้ากับคอลัมน์ที่ตรงกัน ใบแจ้งยอดที่มีรูปแบบสม่ำเสมอจะแปลงได้แม่นยำที่สุด เลย์เอาต์ที่ซับซ้อนอาจต้องปรับแต่งด้วยตนเองเล็กน้อย

การแปลงเป็น PDF/A เปลี่ยนลักษณะการแสดงผลของเอกสารหรือไม่?
ไม่ เนื้อหาภาพจะเหมือนเดิม ฟิลด์แบบฟอร์มแบบโต้ตอบจะถูกแปลงเป็นเนื้อหาแบบคงที่ตามที่มาตรฐาน PDF/A กำหนดเพื่อการปฏิบัติตามข้อกำหนดการเก็บถาวรระยะยาว

ข้อมูลทางการเงินของลูกค้าถูกอัปโหลดขึ้นเซิร์ฟเวอร์เมื่อฉันรวมหรือบีบอัดไฟล์หรือไม่?
ไม่ การรวมไฟล์ บีบอัด แยกไฟล์ ปิดบังข้อมูล และใส่รหัสผ่านทั้งหมดทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ — ไฟล์จะไม่ถูกอัปโหลดขึ้นเซิร์ฟเวอร์ของ PDFlexa สำหรับการทำงานเหล่านี้

ฉันควรเก็บรักษาบันทึกทางการเงินที่แปลงเป็นดิจิทัลไว้นานเท่าใด?
ข้อกำหนดการเก็บรักษาแตกต่างกันไปตามเขตอำนาจศาลและประเภทบันทึก — ปรึกษาหน่วยงานภาษีในพื้นที่ของคุณหรือหน่วยงานมาตรฐานวิชาชีพ การแปลงเป็น PDF/A ช่วยให้มั่นใจว่าบันทึกจะยังคงอ่านได้ตลอดระยะเวลาการเก็บรักษาที่กำหนด

ต้องการดึงข้อมูลจากใบแจ้งยอดที่สแกนหรือไม่? ดูคำแนะนำวิธีใช้ OCR กับ PDF ของเรา