Как добавить оглавление в PDF

Длинный PDF без навигации заставляет читателя вслепую листать документ в поисках нужного раздела. Оглавление решает эту проблему — но «оглавление» в PDF может означать две разные вещи, и то, какая из них вам на самом деле нужна, меняет способ ее создания.

Два разных значения, которые люди вкладывают в «оглавление»

• Видимая страница содержания — реальная страница в документе, перечисляющая разделы и номера страниц, точно так же, как в печатной книге. Читатели ее видят, но она не кликабельна и не интерактивна.
• Закладки PDF (структура) — кликабельная панель навигации, которую большинство программ просмотра PDF показывают в боковой панели, позволяя читателю переходить прямо к нужному разделу без прокрутки. Это отдельно от любого видимого содержимого страницы.

В лучших PDF часто есть и то, и другое: видимая страница содержания для тех, кто печатает документ, и структура закладок для тех, кто читает его на экране. Строятся они по-разному, поэтому рассмотрим каждый способ отдельно.

Добавление видимой страницы оглавления

Это просто содержимое — страница, которую вы пишете сами, перечисляя свои разделы и их номера страниц, размещенная ближе к началу документа:

1. Сначала завершите работу над документом. Номера страниц имеют смысл только после того, как содержимое зафиксировано, — добавление страницы содержания до окончания редактирования означает, что позже придется ее перенумеровывать.
2. Напишите страницу содержания в исходном документе (Word, Google Docs), перечислив каждый заголовок раздела и его номер страницы, либо добавьте ее напрямую с помощью Редактировать PDF, если вы работаете с уже существующим PDF.
3. Вставьте ее на нужное место — если вы создали ее отдельно, используйте Объединить PDF, чтобы соединить ее с остальной частью документа в правильной позиции.
4. Добавьте номера страниц ко всему документу с помощью Добавить номера страниц, если вы еще этого не сделали, чтобы ссылки на страницах содержания оставались точными.

Помните: видимая страница содержания перечисляет номера страниц, но не позволяет читателю кликнуть, чтобы перейти к разделу, — для этого нужны закладки.

Создание кликабельной структуры закладок

Закладки чаще всего создаются на основе структуры заголовков исходного документа — это самый простой и надежный путь:

1. Используйте настоящие стили заголовков в исходном документе (Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. в Word), а не просто жирный, увеличенный текст, который лишь выглядит как заголовок.
2. Экспортируйте в PDF с помощью конвертера, который сохраняет структуру заголовков, — большинство стандартных экспортов из Word в PDF делают это автоматически, преобразуя каждый заголовок в закладку соответствующего уровня.
3. Проверьте результат в программе просмотра PDF, показывающей панель закладок (она есть у большинства настольных и браузерных программ просмотра PDF), чтобы убедиться, что структура построена правильно и разделы вложены так, как ожидалось.

Если в исходном документе не использовались настоящие стили заголовков, экспортированный PDF, как правило, не будет иметь структуры закладок — это самая частая причина, по которой возникает ситуация «мой конвертер PDF не добавил закладки», и это проблема исходного документа, а не сбой конвертации.

Когда вы начинаете с уже существующего PDF без заголовков

Если у вас уже есть готовый PDF без правильной структуры заголовков и нужно добавить навигацию, реальные варианты более ограничены:

• Пересоберите из исходника, если он у вас еще есть, — вернуться к исходному документу, применить стили заголовков и заново экспортировать надежнее, чем пытаться задним числом встроить навигацию в готовый PDF.
• Добавьте видимую страницу содержания вручную с помощью Редактировать PDF — это не дает кликабельной навигации, но дает читателям карту документа, что покрывает значительную часть практической потребности даже без настоящих закладок.
• Используйте специализированное программное обеспечение для редактирования PDF, чтобы добавить настоящую структуру закладок в существующий файл без исходного документа, — это более сложная задача редактирования, чем обычно решают браузерные инструменты.

Советы по оформлению страницы содержания, которой читатели реально будут пользоваться

• Делайте заголовки разделов короткими и конкретными — пункт оглавления, представляющий собой целое предложение, сложнее просматривать бегло, чем четкую короткую метку.
• Используйте единообразные отступы для подразделов, отражающие то, как заголовки вложены в самом документе.
• Перепроверяйте номера страниц после любой правки — вставка или удаление страницы где-либо перед страницей содержания сдвигает все последующие ссылки, а страница содержания с неверными номерами страниц хуже, чем ее полное отсутствие.

Часто задаваемые вопросы

Генерирует ли PDFlexa автоматически закладки из заголовков при конвертации документа? Генерация закладок зависит от того, использует ли исходный документ настоящие стили заголовков, — если да, стандартная конвертация из Word в PDF, как правило, автоматически сохраняет эту структуру в виде структуры PDF.

Могу ли я добавить кликабельные закладки в PDF, у которого их нет, без исходного файла? Это сложно сделать именно браузерными инструментами — видимая страница содержания достижима, но настоящая кликабельная навигация по закладкам, добавленная постфактум, как правило, требует более специализированного программного обеспечения для редактирования PDF.

В чем разница между оглавлением и закладками PDF? Оглавление — это видимая страница содержимого, которую можно читать и печатать, как любую другую страницу. Закладки — это интерактивная панель навигации в программе просмотра — отдельно от содержимого страниц, не печатается, но кликабельна.

Почему номера страниц в моем оглавлении не обновились после редактирования документа? Номера страниц в написанной вручную странице содержания не обновляются автоматически — если вы вставляете или удаляете страницы после ее написания, вам нужно вручную пересмотреть номера, чтобы они соответствовали.

Могу ли я добавить оглавление в отсканированный документ? Да, в виде новой видимой страницы, которую вы добавляете в документ, — но у отсканированного документа, как правило, отсутствует структура заголовков, необходимая для автоматических кликабельных закладок, поэтому эту часть, если вообще возможно, придется создавать вручную.

Главный вывод

Настоящие стили заголовков в исходном документе — вот что на самом деле создает кликабельные закладки PDF, и это решение принимается задолго до того, как вы вообще открываете инструмент для работы с PDF. Если вы начинаете с документа без такой структуры, видимая страница содержания — более реалистичная цель, и она все равно ощутимо помогает читателям ориентироваться в длинном документе.

Нужно вставить страницу содержания в существующий документ? Попробуйте Объединить PDF, чтобы соединить ее в нужной позиции.

Регулярно работаете с длинными структурированными документами? Смотрите Инструменты PDF для исследователей для похожих рабочих процессов.