PDF ส่วนใหญ่ถูกสร้างมาให้อ่านได้ในวันนี้ บนอุปกรณ์ใดก็ตามที่คุณมี PDF/A ถูกสร้างขึ้นมาเพื่องานที่แตกต่างออกไป: การทำให้แน่ใจว่าเอกสารจะเปิดได้อย่างถูกต้องในอีก 20 ปีข้างหน้า บนซอฟต์แวร์ที่ยังไม่มีอยู่ในตอนนี้ หากคุณเคยถูกขอให้ส่งไฟล์ที่ "เป็นไปตามมาตรฐาน PDF/A" สำหรับการยื่นเอกสารทางกฎหมาย คลังเก็บของรัฐบาล หรือระบบบันทึกข้อมูลของบริษัท คู่มือนี้จะอธิบายว่ามันหมายความว่าอะไรจริงๆ และทำไมมันไม่ใช่แค่ PDF ธรรมดาที่เปลี่ยนชื่อ
อะไรที่ทำให้ PDF/A แตกต่างจาก PDF ธรรมดา
PDF/A เป็นชุดย่อยของรูปแบบ PDF ที่ได้มาตรฐาน ISO (ISO 19005) ออกแบบมาเฉพาะสำหรับการเก็บรักษาระยะยาว PDF ปกติได้รับอนุญาตให้อ้างอิงสิ่งต่างๆ ภายนอกตัวมันเอง — ฟอนต์ภายนอกที่ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ดู ลิงก์ไปยังไฟล์อื่น เสียงหรือวิดีโอ JavaScript และการเข้ารหัส สิ่งเหล่านี้ล้วนสามารถทำให้เอกสารเสียหายอย่างเงียบๆ ในอีกหลายปีข้างหน้าได้ หากทรัพยากรที่อ้างอิงหายไปหรือซอฟต์แวร์ที่เล่นมันหยุดมีอยู่
PDF/A ปิดประตูเหล่านั้น เพื่อให้เป็น PDF/A ที่ถูกต้อง ไฟล์ต้อง:
- ฝังทุกฟอนต์ที่ใช้ เอกสารพกฟอนต์ของตัวเองแทนที่จะพึ่งพาว่าผู้ดูจะมีฟอนต์นั้นติดตั้งอยู่ — ไม่มีข้อความรีโฟลว์หรือกลิฟที่หายไปในอีกหลายทศวรรษข้างหน้า
- หลีกเลี่ยงการเข้ารหัสและรหัสผ่าน ไฟล์ที่จัดเก็บต้องเปิดได้โดยไม่ต้องใช้กุญแจที่อาจสูญหาย
- หลีกเลี่ยง JavaScript และเนื้อหาที่รันได้ สิ่งใดก็ตามที่สามารถรันโค้ดหรือเปลี่ยนพฤติกรรมเมื่อเวลาผ่านไปจะถูกยกเว้น
- ใช้เฉพาะโปรไฟล์สีแบบครบในตัว สีถูกกำหนดในลักษณะที่ไม่ขึ้นอยู่กับอุปกรณ์เฉพาะหรือโปรไฟล์ภายนอก
- รวมบล็อกเมทาดาทา XMP เมทาดาทาที่มีโครงสร้าง (ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง วันที่สร้าง) ถูกฝังในรูปแบบมาตรฐานที่เครื่องอ่านได้
ผลลัพธ์คือไฟล์ที่ดูเหมือนเดิมและทำงานเหมือนเดิมไม่ว่าจะเปิดเมื่อไหร่หรือที่ไหน — ซึ่งเป็นจุดประสงค์ทั้งหมดของรูปแบบสำหรับจัดเก็บ
ใครที่ต้องการ PDF/A จริงๆ
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
ไม่ใช่ทุกเอกสารที่ต้องเป็น PDF/A และการบังคับใช้กับไฟล์ที่ไม่ต้องการมันก็แค่เพิ่มความยุ่งยาก การปฏิบัติตามข้อกำหนด PDF/A มักเกิดขึ้นใน:
- การยื่นเอกสารทางกฎหมาย ศาลหลายแห่งกำหนดให้เอกสารที่ยื่นทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องเป็น PDF/A เพื่อให้บันทึกยังคงอ่านได้ตลอดอายุของคดี ซึ่งอาจกินเวลาหลายทศวรรษ
- การยื่นต่อรัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแล หน่วยงานภาษี สำนักงานสิทธิบัตร และหน่วยงานกำกับดูแลในหลายประเทศกำหนดให้ใช้ PDF/A สำหรับบันทึกถาวร
- การเก็บรักษาบันทึกของบริษัท สัญญา งบการเงิน และเอกสารการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ต้องเรียกดูและอ่านได้หลายปีหลังการลงนาม
- ห้องสมุด มหาวิทยาลัย และหอจดหมายเหตุ สถาบันที่เก็บรักษางานวิชาการดิจิทัลหรือเอกสารประวัติศาสตร์พึ่งพา PDF/A โดยเฉพาะเพราะมันไม่ขึ้นอยู่กับซอฟต์แวร์เฉพาะใดที่ต้องคงอยู่
- บันทึกทางการแพทย์ บันทึกผู้ป่วยมักต้องเข้าถึงได้ตลอดอายุของผู้ป่วยบวกกับปีเพิ่มเติมตามที่กฎระเบียบท้องถิ่นกำหนด
หากคุณไม่ได้อยู่ในสถานการณ์เหล่านี้ PDF มาตรฐานก็ใช้ได้ดี หากแบบฟอร์ม ศาล หรือนโยบายการปฏิบัติตามข้อกำหนดขอ PDF/A โดยเฉพาะ ข้อกำหนดนั้นมักไม่ใช่ทางเลือก
ระดับต่างๆ ของ PDF/A
PDF/A ไม่ใช่สเปกเดียว — มันมีส่วนและระดับความสอดคล้องที่สำคัญสำหรับกรณีการใช้งานที่เข้มงวดกว่า:
- PDF/A-1 เป็นมาตรฐานดั้งเดิมปี 2005 อิงตาม PDF 1.4 เป็นมาตรฐานที่เข้มงวดที่สุดและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวางที่สุดสำหรับวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย
- PDF/A-2 (2011) อนุญาตให้ใช้ฟีเจอร์ PDF สมัยใหม่บางอย่างเช่นความโปร่งใสและการบีบอัด JPEG2000 ในขณะที่ยังคงการรับประกันการจัดเก็บ
- PDF/A-3 (2012) อนุญาตเพิ่มเติมให้ฝังไฟล์ที่ไม่ใช่ PDF (เช่นสเปรดชีตต้นฉบับเบื้องหลังรายงาน) ไว้ภายใน PDF สำหรับจัดเก็บ — ใช้กันมากในมาตรฐานการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์
ภายในแต่ละส่วน ระดับความสอดคล้อง B (Basic) รับประกันการทำซ้ำทางภาพ ในขณะที่ระดับ A (Accessible) กำหนดเพิ่มเติมให้มีโครงสร้างเอกสารที่เหมาะสมสำหรับโปรแกรมอ่านหน้าจอและการเข้าถึง ระดับ U (Unicode) อยู่ตรงกลาง โดยรับประกันว่าข้อความสามารถถูกแยกออกมาได้อย่างถูกต้อง
สำหรับข้อกำหนดการปฏิบัติตามส่วนใหญ่ PDF/A-1b หรือ PDF/A-2b ก็เพียงพอ ตรวจสอบข้อกำหนดที่แน่นอนก่อนที่จะสมมติ — พอร์ทัลของรัฐบาลบางแห่งปฏิเสธทุกอย่างยกเว้นส่วนและระดับเฉพาะ
วิธีแปลง PDF เป็น PDF/A
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
การแปลง PDF ที่มีอยู่เป็น PDF/A ไม่ใช่แค่การ "บันทึกเป็น" — เครื่องมือต้องฝังฟอนต์อย่างจริงจัง ลบเนื้อหาที่ไม่ได้รับอนุญาต และตรวจสอบผลลัพธ์กับสเปก ด้วย เครื่องมือ PDF เป็น PDF/A ของ PDFlexa:
- อัปโหลด PDF ของคุณ เครื่องมือทำงานกับเอกสารที่มีอยู่แล้ว — ไม่ต้องสร้างใหม่จากต้นฉบับ
- ให้มันประมวลผล ฟอนต์จะถูกฝัง องค์ประกอบที่เข้ากันไม่ได้จะถูกลบหรือถูกทำเครื่องหมาย และเมทาดาทาจะถูกทำให้เป็นมาตรฐาน
- ดาวน์โหลดไฟล์ PDF/A ผลลัพธ์คงรูปลักษณ์ภาพเดิมไว้ในขณะที่เป็นไปตามมาตรฐานสำหรับจัดเก็บ
เนื่องจากทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ การแปลงนี้ไม่ต้องติดตั้ง Adobe Acrobat Pro หรือชุดโปรแกรมจัดเก็บบนเดสก์ท็อปใดๆ
ปัญหาทั่วไปเมื่อแปลงเป็น PDF/A
มีบางสิ่งที่ทำให้ผู้คนสะดุดระหว่างการแปลง PDF/A:
- เอกสารที่สแกนโดยไม่มีฟอนต์ฝังอยู่ มักแปลงได้อย่างราบรื่นเพราะไม่มีปัญหาเรื่องฟอนต์ — ตัวภาพเองแค่ต้องการการจัดการสีที่เหมาะสม
- เอกสารที่สร้างด้วยฟอนต์แปลกๆ (โดยเฉพาะฟอนต์ภาษาเอเชียเก่าหรือฟอนต์ไอคอนกำหนดเอง) อาจล้มเหลวในการฝังหากฟอนต์ไม่สามารถฝังได้ตามใบอนุญาต — ตรวจสอบสิทธิ์การฝังของฟอนต์หากการแปลงล้มเหลว
- PDF ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน ต้องปลดล็อกก่อนการแปลง เนื่องจาก PDF/A ห้ามการเข้ารหัสทั้งหมด
- แบบฟอร์มแบบโต้ตอบ ต้องการการจัดการพิเศษ — PDF/A-1 มีข้อจำกัดกับฟิลด์แบบฟอร์มบางประเภทที่ส่วนหลังๆ ผ่อนปรนลง
หากไฟล์ที่แปลงแล้วไม่ผ่านการตรวจสอบของพอร์ทัลเฉพาะ ควรตรวจสอบว่าพอร์ทัลนั้นต้องการ PDF/A ส่วนและระดับใดแน่นอน แทนที่จะสมมติว่าผลลัพธ์ PDF/A ใดๆ จะได้รับการยอมรับ
คำถามที่พบบ่อย
PDF/A เหมือนกับ PDF ธรรมดาที่ลบการป้องกันด้วยรหัสผ่านออกไปแล้วไหม ไม่ การลบรหัสผ่านเป็นข้อกำหนดหนึ่ง แต่ PDF/A ยังต้องการฟอนต์ที่ฝังไว้ โปรไฟล์สีที่จำกัด ไม่มี JavaScript และเมทาดาทาที่มีโครงสร้าง PDF ที่ไม่มีรหัสผ่านก็ยังสามารถไม่ผ่านการตรวจสอบ PDF/A ได้ด้วยเหตุผลอื่น
การแปลงเป็น PDF/A จะเปลี่ยนรูปลักษณ์ของเอกสารของฉันไหม ทางภาพแล้วไม่ — เป้าหมายของ PDF/A คือการรักษารูปลักษณ์เดิมของต้นฉบับไว้อย่างแม่นยำ สิ่งที่เปลี่ยนคือสิ่งที่เกิดขึ้นเบื้องหลัง: ฟอนต์ถูกฝังและฟีเจอร์บางอย่างถูกลบออก
ฉันสามารถแก้ไขไฟล์ PDF/A หลังจากสร้างมันแล้วได้ไหม ได้ แต่การแก้ไขด้วยเครื่องมือที่นำฟีเจอร์ที่ไม่ได้รับอนุญาตกลับมา (เช่นการเพิ่มรหัสผ่านหรือแบบฟอร์มที่มีประเภทฟิลด์จำกัด) อาจทำให้การปฏิบัติตามมาตรฐาน PDF/A เป็นโมฆะได้ ตรวจสอบใหม่หลังการแก้ไขใดๆ หากการปฏิบัติตามมาตรฐานสำคัญ
ฉันต้องมีซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อเปิดไฟล์ PDF/A ไหม ไม่ — โปรแกรมอ่าน PDF มาตรฐานใดๆ รวมถึงเบราว์เซอร์ สามารถเปิดไฟล์ PDF/A ได้ตามปกติ PDF/A จำกัดเฉพาะสิ่งที่สามารถใส่เข้าไปในไฟล์ระหว่างการสร้างเท่านั้น ไม่ใช่วิธีการอ่าน
ฉันจะตรวจสอบได้อย่างไรว่า PDF เป็น PDF/A ที่ถูกต้องจริงๆ เครื่องมือตรวจสอบเฉพาะ (เช่น veraPDF เครื่องมือโอเพนซอร์สที่หอจดหมายเหตุหลายแห่งใช้) จะตรวจสอบไฟล์กับสเปก ISO ที่แน่นอน ไฟล์ที่แค่ "ดูเหมือน" ว่าจะเป็นไปตามมาตรฐานก็ยังสามารถไม่ผ่านการตรวจสอบที่เข้มงวดในรายละเอียดเมทาดาทาได้
สรุปสุดท้าย
PDF/A มีอยู่เพื่อแก้ปัญหาหนึ่งอย่าง: การทำให้แน่ใจว่าเอกสารยังคงอ่านได้เหมือนเดิมทุกประการในอีก 20 ปีข้างหน้าเหมือนกับวันนี้ ไม่ว่าซอฟต์แวร์หรือฟอนต์ใดจะยังคงมีอยู่ในตอนนั้นหรือไม่ หากศาล หน่วยงานกำกับดูแล หรือนโยบายบันทึกข้อมูลกำหนดให้ใช้มันโดยเฉพาะ ให้ปฏิบัติต่อข้อกำหนดนั้นเป็นข้อบังคับที่แน่นอน — PDF ธรรมดา แม้จะสะอาดมากแค่ไหน ก็ไม่ตรงตามข้อกำหนดนั้น สำหรับกรณีอื่นๆ ทั้งหมด PDF/A เพิ่มข้อจำกัดที่คุณอาจไม่ต้องการ
ต้องการแปลงไฟล์ไหม ลอง เครื่องมือ PDF เป็น PDF/A ของ PDFlexa — ฟรี และทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณเลย
จัดเก็บบันทึกเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณอยู่ใช่ไหม ดู เครื่องมือ PDF สำหรับหน่วยงานรัฐบาล หรือ เครื่องมือ PDF สำหรับนักวิจัย สำหรับขั้นตอนการทำงานที่เกี่ยวข้อง