PDF/A Açıklaması: Arşiv PDF'lerinin Uyumluluk İçin Neden Önemli Olduğu

Çoğu PDF, bugün, elinizdeki her hangi cihazda okunmak üzere oluşturulur. PDF/A ise farklı bir iş için oluşturulmuştur: bir belgenin 20 yıl sonra, henüz var olmayan bir yazılımda doğru şekilde açılmasını sağlamak. Hukuki bir başvuru, devlet arşivi veya kurumsal kayıt sistemi için "PDF/A uyumlu" bir dosya göndermeniz istendiyse, bu rehber bunun gerçekte ne anlama geldiğini ve neden sadece farklı bir adı olan normal bir PDF olmadığını açıklar.

PDF/A'yı normal bir PDF'den farklı kılan nedir

PDF/A, uzun süreli koruma için özel olarak tasarlanmış, ISO standartlaştırılmış (ISO 19005) bir PDF biçimi alt kümesidir. Normal bir PDF, kendisinin dışındaki şeylere referans vermesine izin verilir — görüntüleyicinin bilgisayarına yüklü dış yazı tipleri, diğer dosyalara bağlantılar, ses veya video, JavaScript ve şifreleme. Bunların herhangi biri, referans verilen kaynak kaybolursa veya onu oynatan yazılım artık var olmazsa, belgeyi yıllar sonra sessizce bozabilir.

PDF/A bu kapıları kapatır. Geçerli PDF/A olması için, bir dosya şunları yapmalıdır:

• Kullandığı her yazı tipini gömmek. Belge, görüntüleyicinin yüklü yazı tiplerine güvenmek yerine kendi yazı tiplerini taşır — onlarca yıl sonra yeniden akan metin veya eksik glif olmaz.
• Şifreleme ve parolalardan kaçınmak. Arşivlenmiş bir dosya, kaybolabilecek bir anahtar olmadan açılabilir olmalıdır.
• JavaScript ve yürütülebilir içerikten kaçınmak. Zaman içinde kod çalıştırabilecek veya davranışı değiştirebilecek her şey hariç tutulur.
• Yalnızca kendi kendine yeten renk profilleri kullanmak. Renkler, belirli bir cihaza veya dış profile bağlı olmayan bir şekilde tanımlanır.
• Bir XMP meta veri bloğu içermek. Yapılandırılmış meta veri (başlık, yazar, oluşturma tarihi) standart, makine tarafından okunabilir bir biçimde gömülür.

Sonuç, ne zaman veya nerede açılırsa açılsın aynı görünen ve aynı davranan bir dosyadır — ki bu bir arşiv biçiminin tüm amacıdır.

PDF/A'ya gerçekten kimin ihtiyacı var

Her belgenin PDF/A olması gerekmez ve buna ihtiyacı olmayan dosyalara zorla uygulamak yalnızca sürtünme ekler. PDF/A uyumluluğu tipik olarak şunlarda ortaya çıkar:

• Hukuki başvurular. Birçok mahkeme, elektronik olarak dosyalanan belgelerin PDF/A olmasını gerektirir, böylece kayıtlar bir davanın ömrü boyunca (onlarca yıl sürebilir) okunabilir kalır.
• Devlet ve düzenleyici başvurular. Birçok ülkedeki vergi daireleri, patent ofisleri ve düzenleyici kurumlar kalıcı kayıtlar için PDF/A'yı zorunlu kılar.
• Kurumsal kayıt saklama. İmzalandıktan yıllar sonra da erişilebilir ve okunabilir olması gereken sözleşmeler, mali tablolar ve uyumluluk belgeleri.
• Kütüphaneler, üniversiteler ve arşivler. Dijital akademik çalışmaları veya tarihi belgeleri koruyan kurumlar, özellikle belirli bir yazılımın hayatta kalmasına bağlı olmadığı için PDF/A'ya güvenir.
• Sağlık kayıtları. Hasta kayıtları genellikle hastanın ömrü artı yerel düzenlemenin gerektirdiği ek yıllar boyunca erişilebilir kalmalıdır.

Bu durumlardan birinde değilseniz, standart bir PDF sorunsuzdur. Bir form, mahkeme veya uyumluluk politikası özellikle PDF/A istiyorsa, bu gereksinim genellikle isteğe bağlı değildir.

Farklı PDF/A seviyeleri

PDF/A tek bir spesifikasyon değildir — daha katı kullanım durumları için önemli olan bölümleri ve uyumluluk seviyeleri vardır:

• PDF/A-1, PDF 1.4'e dayanan orijinal 2005 standardıdır. Hukuki amaçlar için en katı ve en yaygın kabul görendir.
• PDF/A-2 (2011), arşivsel garantileri korurken şeffaflık ve JPEG2000 sıkıştırması gibi bazı modern PDF özelliklerine izin verir.
• PDF/A-3 (2012), ayrıca arşivsel PDF'nin içine PDF olmayan dosyaların (bir raporun arkasındaki orijinal elektronik tablo gibi) gömülmesine izin verir — e-fatura standartlarında yoğun olarak kullanılır.

Her bölüm içinde, B (Temel) uyumluluk seviyesi görsel yeniden üretilebilirliği garanti ederken, A (Erişilebilir) seviyesi ayrıca ekran okuyucular ve erişilebilirlik için uygun belge yapısı gerektirir. U (Unicode) seviyesi ikisi arasında yer alır ve metnin doğru şekilde çıkarılabileceğini garanti eder.

Çoğu uyumluluk gereksinimi için PDF/A-1b veya PDF/A-2b yeterlidir. Varsaymadan önce tam gereksinimi kontrol edin — bazı devlet portalları belirli bir bölüm ve seviye dışındaki her şeyi reddeder.

Bir PDF PDF/A'ya Nasıl Dönüştürülür

Mevcut bir PDF'i PDF/A'ya dönüştürmek yalnızca bir "farklı kaydet" işlemi değildir — aracın yazı tiplerini aktif olarak gömmesi, izin verilmeyen içeriği kaldırması ve sonucu spesifikasyona göre doğrulaması gerekir. PDFlexa'nın PDF'den PDF/A'ya aracıyla:

1. PDF'inizi yükleyin. Araç mevcut belgelerle çalışır — bunları kaynaktan yeniden oluşturmaya gerek yoktur.
2. İşlemesine izin verin. Yazı tipleri gömülür, uyumsuz öğeler kaldırılır veya işaretlenir ve meta veri normalleştirilir.
3. PDF/A dosyasını indirin. Sonuç, arşivsel standardı karşılarken aynı görsel görünümü korur.

Bu tarayıcınızda çalıştığı için, dönüştürme Adobe Acrobat Pro veya herhangi bir masaüstü arşivleme paketinin kurulmasını gerektirmez.

PDF/A'ya Dönüştürürken Yaygın Sorunlar

PDF/A dönüşümü sırasında birkaç şey insanları takılmaya sokar:

• Gömülü yazı tipleri olmayan taranmış belgeler, yazı tipi sorunu olmadığı için genellikle temiz bir şekilde dönüşür — görselin kendisi yalnızca uygun renk işlemesine ihtiyaç duyar.
• Sıra dışı yazı tipleriyle oluşturulmuş belgeler (özellikle eski Asya dili yazı tipleri veya özel simge yazı tipleri), yazı tipi lisansı gereği gömülemiyorsa gömme işlemi başarısız olabilir — dönüşüm başarısız olursa yazı tipinin gömme izinlerini kontrol edin.
• Parola korumalı PDF'ler, PDF/A şifrelemeyi tamamen yasakladığı için dönüştürmeden önce kilidi açılmalıdır.
• Etkileşimli formlar özel işlem gerektirir — PDF/A-1'in, sonraki bölümlerin gevşettiği belirli form alanı türleri üzerinde kısıtlamaları vardır.

Dönüştürülmüş bir dosya belirli bir portalın doğrulayıcısına karşı doğrulamada başarısız olursa, herhangi bir PDF/A çıktısının kabul edileceğini varsaymak yerine o portalın hangi tam PDF/A bölümünü ve seviyesini gerektirdiğini kontrol etmeye değer.

Sıkça Sorulan Sorular

PDF/A, parola koruması kaldırılmış normal bir PDF ile aynı mı? Hayır. Bir parolayı kaldırmak gereksinimlerden biridir, ancak PDF/A ayrıca gömülü yazı tipleri, kısıtlı renk profilleri, JavaScript olmaması ve yapılandırılmış meta veri gerektirir. Parolasız bir PDF, başka nedenlerle hâlâ PDF/A doğrulamasında başarısız olabilir.

PDF/A'ya dönüştürmek belgemin görünümünü değiştirir mi? Görsel olarak, hayır — PDF/A'nın amacı orijinalin tam görünümünü korumaktır. Değişen şey perde arkasında olanlardır: yazı tipleri gömülür ve belirli özellikler kaldırılır.

Oluşturduktan sonra bir PDF/A dosyasını düzenleyebilir miyim? Evet, ancak izin verilmeyen özellikleri yeniden getiren bir araçla düzenlemek (bir parola veya kısıtlı bir alan türüne sahip bir form eklemek gibi) PDF/A uyumluluğunu geçersiz kılabilir. Uyumluluk önemliyse herhangi bir düzenlemeden sonra yeniden doğrulayın.

Bir PDF/A dosyasını açmak için özel bir yazılıma ihtiyacım var mı? Hayır — tarayıcılar dahil herhangi bir standart PDF okuyucusu, bir PDF/A dosyasını normal şekilde açabilir. PDF/A yalnızca oluşturma sırasında dosyaya nelerin girebileceğini kısıtlar, nasıl okunduğunu değil.

Bir PDF'in gerçekten geçerli PDF/A olup olmadığını nasıl kontrol ederim? Özel doğrulayıcılar (birçok arşiv tarafından kullanılan açık kaynaklı bir araç olan veraPDF gibi), bir dosyayı tam ISO spesifikasyonuna göre kontrol eder. Sadece uyumlu "görünen" bir dosya, meta veri ayrıntılarında hâlâ katı doğrulamada başarısız olabilir.

Sonuç

PDF/A tek bir sorunu çözmek için vardır: o zamana kadar hangi yazılım veya yazı tiplerinin var olduğuna bakılmaksızın, bir belgenin 20 yıl sonra bugün olduğu kadar okunabilir kalmasını sağlamak. Bir mahkeme, düzenleyici veya kayıt politikası özellikle bunu gerektiriyorsa, bu gereksinimi katı bir kısıtlama olarak ele alın — çok temiz olsa bile normal bir PDF bunu karşılamaz. Diğer her şey için, PDF/A muhtemelen ihtiyacınız olmayan kısıtlamalar ekler.

Bir dosyayı dönüştürmeniz mi gerekiyor? PDFlexa PDF'den PDF/A'ya aracını deneyin — ücretsizdir ve doğrudan tarayıcınızda çalışır.

İşinizin bir parçası olarak kayıtları arşivliyor musunuz? İlgili iş akışları için devlet kurumları için PDF araçları veya araştırmacılar için PDF araçları sayfalarımıza bakın.