การ "เลิกใช้กระดาษ" มักถูกนำเสนอว่าเป็นโปรเจกต์ไอทีขนาดใหญ่ ไม่ว่าจะเป็นระบบจัดการเอกสาร บริการสแกนเอกสาร หรือการปรับเปลี่ยนระบบทั้งหมดที่ใช้เวลาหลายเดือน แต่สำหรับทีมขนาดเล็กส่วนใหญ่ นั่นไม่ใช่จุดเริ่มต้นที่ถูกต้อง แนวทางที่เป็นจริงได้มากกว่าคือการเริ่มเล็ก ๆ นั่นคือแทนที่ขั้นตอนที่ต้องพึ่งกระดาษในงานประจำวันของคุณด้วยรูปแบบ PDF ทีละขั้นตอน โดยใช้เครื่องมือที่คุณเริ่มใช้ได้ตั้งแต่วันนี้
เริ่มจากจุดที่กระดาษเข้ามาในขั้นตอนงานของคุณจริง ๆ
ก่อนจะเปลี่ยนแปลงอะไร ให้สำรวจว่ากระดาษเข้ามาในช่วงไหนของงานคุณบ้าง สำหรับสำนักงานส่วนใหญ่ รายการนี้มักสั้น ๆ แค่นี้
- การเซ็นเอกสาร สัญญา แบบฟอร์ม และการอนุมัติที่ต้องพิมพ์ออกมาเพียงเพื่อเซ็นแล้วสแกนกลับเข้าระบบ
- การกรอกแบบฟอร์ม แบบฟอร์มรับข้อมูล ใบสมัคร และคำร้องภายในที่ถูกพิมพ์ กรอกด้วยมือ แล้วสแกนหรือจัดเก็บเป็นเอกสารกระดาษ
- เอกสารที่สแกนเข้ามา จดหมาย ใบแจ้งหนี้ และเอกสารที่ลงนามแล้วจากภายนอกที่มาในรูปแบบกระดาษและต้องแปลงเป็นดิจิทัล
- การจัดเก็บและเก็บถาวร แฟ้มและตู้เก็บเอกสารกระดาษที่ยังใช้อยู่เพียงเพราะ "เคยจัดระบบแบบนี้มาตลอด"
- การกระจายข้อมูล เอกสารแจก บันทึกภายใน หรือเอกสารอ้างอิงที่แจกจ่ายเป็นกระดาษให้ทีมที่ส่วนใหญ่ทำงานผ่านหน้าจออยู่แล้ว
สำนักงานส่วนใหญ่มีกระดาษฝังลึกอยู่จริง ๆ แค่สองหรือสามข้อในลิสต์นี้เท่านั้น ให้แก้จุดเหล่านั้นก่อน แทนที่จะพยายามกำจัดกระดาษทั้งหมดพร้อมกัน
แทนที่การเซ็นเอกสารจริงด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
นี่มักเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ให้ผลตอบแทนสูงสุดและใช้ความพยายามน้อยที่สุด แทนที่จะพิมพ์เอกสารออกมาเพื่อเซ็น เครื่องมือ Sign PDF ของ PDFlexa ให้คุณเพิ่มลายเซ็นแบบพิมพ์ วาด หรืออัปโหลด พร้อมกับอักษรย่อ วันที่ และช่องทำเครื่องหมาย ได้โดยตรงบนไฟล์ PDF สำหรับข้อตกลงทั่วไปและการอนุมัติภายในส่วนใหญ่ วิธีนี้เพียงพอในทางกฎหมายอยู่แล้ว หากเอกสารใดต้องการการรับประกันทางการเข้ารหัสที่เข้มงวดกว่านั้น ดูคู่มือของเราเรื่อง ลายเซ็นดิจิทัล vs ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์
แทนที่แบบฟอร์มกระดาษด้วย PDF ที่กรอกได้
หากทีมของคุณพิมพ์แบบฟอร์มออกมาเพียงเพื่อให้ใครสักคนเขียนด้วยมือ เครื่องมือ Fill PDF Form ของ PDFlexa ช่วยให้ผู้คนกรอกช่องข้อมูลแบบโต้ตอบได้โดยตรง โดยข้อมูลที่กรอกจะถูกเก็บในรูปแบบดิจิทัลที่มีโครงสร้างและค้นหาได้ แทนที่จะเป็นลายมือที่สุดท้ายก็ต้องพิมพ์ใหม่อยู่ดี
แปลงสิ่งที่ยังคงมาในรูปแบบกระดาษให้เป็นดิจิทัล
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
ไม่ใช่ทุกอย่างจะข้ามกระดาษได้ ผู้ขาย ลูกค้า และหน่วยงานราชการยังคงส่งจดหมายกระดาษมาไม่ว่าขั้นตอนภายในของคุณจะเป็นอย่างไร สำหรับสิ่งที่มาในรูปแบบกระดาษ
- สแกนทันที แทนที่จะปล่อยให้กองพะเนิน กล้องมือถือและ เครื่องมือ Scan to PDF ของ PDFlexa ก็เพียงพอสำหรับเอกสารส่วนใหญ่
- รัน OCR บนไฟล์ที่สแกน เพื่อให้ข้อความสามารถค้นหาได้ แทนที่จะเป็นเพียงภาพที่ค้นหาไม่ได้ ดู คู่มือ OCR ของเรา สำหรับขั้นตอนทั้งหมด
- จัดเก็บด้วยรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน ทันทีหลังสแกน ก่อนที่มันจะหายไปในโฟลเดอร์ "สแกน" ทั่วไป
- ทำลายหรือเก็บถาวรสำเนากระดาษ ตามนโยบายการเก็บรักษาของคุณ แทนที่จะเก็บทั้งสองแบบไว้ตลอดไป "เผื่อไว้"
จัดระเบียบเอกสารดิจิทัลให้หาเจอได้จริง
สำนักงานไร้กระดาษที่แค่แทนที่ตู้เก็บเอกสารด้วยโฟลเดอร์ดาวน์โหลดที่วุ่นวายยังไม่ได้แก้ปัญหาที่แท้จริง นั่นคือความสามารถในการค้นหา นิสัยไม่กี่อย่างสร้างความแตกต่างได้มากกว่าซอฟต์แวร์เฉพาะทางใด ๆ
- ใช้รูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกันหนึ่งแบบ ทั้งทีม ไม่ใช่ตามแต่ละคน
- บีบอัดไฟล์สแกนขนาดใหญ่ ก่อนเก็บถาวรระยะยาว ดู คู่มือการบีบอัด ของเราสำหรับการตั้งค่าที่เหมาะกับไฟล์เก็บถาวรเทียบกับไฟล์ที่ใช้งานอยู่
- ใช้ PDF/A สำหรับสิ่งที่ต้องการเก็บรักษาระยะยาว ดู คำอธิบาย PDF/A ของเรา หากมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการเก็บถาวรมีผลกับเอกสารของคุณ
- รวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกัน เป็นไฟล์เดียวต่อลูกค้าหรือโปรเจกต์ แทนที่จะกระจายหน้าเอกสารที่เกี่ยวข้องกันไว้ในไฟล์หลายสิบไฟล์
จัดการช่วงเปลี่ยนผ่านโดยไม่รบกวนทีม
วิธีที่โครงการไร้กระดาษล้มเหลวบ่อยที่สุดคือการพยายามเปลี่ยนทุกอย่างพร้อมกัน แนวทางที่ยั่งยืนกว่าคือ
- เลือกจุดปวดหัวเรื่องกระดาษที่ใหญ่ที่สุดจุดเดียว (มักเป็นการเซ็นเอกสาร) และแก้เฉพาะจุดนั้นก่อน
- บันทึกขั้นตอนใหม่ ในหน้าเดียวสั้น ๆ ไม่ใช่เอกสารนโยบายเต็มรูปแบบ แค่สามหรือสี่ขั้นตอน
- รันทั้งสองระบบคู่ขนานกันในช่วงสั้น ๆ สำหรับสิ่งที่มีน้ำหนักทางกฎหมายหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ จนกว่าคุณจะมั่นใจว่าเวอร์ชันดิจิทัลใช้งานได้จริง
- เพิ่มขั้นตอนถัดไป เมื่อขั้นตอนแรกกลายเป็นเรื่องปกติสำหรับทั้งทีมแล้วเท่านั้น
คำถามที่พบบ่อย
สำนักงานไร้กระดาษปลอดภัยกว่ากระดาษจริงหรือไม่ โดยทั่วไปแล้วใช่ เมื่อทำอย่างถูกต้อง ไฟล์ดิจิทัลสามารถสำรองข้อมูล ควบคุมการเข้าถึง และไม่สูญหายทางกายภาพหรือถูกทิ้งไว้บนโต๊ะ ความปลอดภัยขึ้นอยู่กับการควบคุมการเข้าถึงและแนวทางการสำรองข้อมูลของคุณ ไม่ใช่ตัวรูปแบบไฟล์เอง
ฉันต้องมีระบบจัดการเอกสารเพื่อเลิกใช้กระดาษหรือไม่ สำหรับทีมขนาดเล็กส่วนใหญ่ไม่จำเป็น รูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน โครงสร้างโฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกัน และเครื่องมือ PDF บนเว็บเบราว์เซอร์สำหรับการเซ็นเอกสาร การกรอกแบบฟอร์ม และการสแกน ครอบคลุมสิ่งที่ระบบ DMS เฉพาะทางให้ได้เกือบทั้งหมด โดยไม่ต้องเสียค่าใบอนุญาตหรือเวลาติดตั้ง
สิ่งแรกที่สำนักงานส่วนใหญ่ควรแปลงเป็นดิจิทัลคืออะไร การเซ็นเอกสาร มักเป็นขั้นตอนที่ต้องพึ่งกระดาษบ่อยที่สุด และการเปลี่ยนไปใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ไม่ต้องการฮาร์ดแวร์ใหม่และแทบไม่ต้องเปลี่ยนกระบวนการเลย นอกจากใช้เครื่องมือแทนเครื่องพิมพ์
ฉันจะจัดการเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ต้องมีลายเซ็นสดได้อย่างไร เอกสารบางประเภท (พินัยกรรมบางแบบ ธุรกรรมอสังหาริมทรัพย์บางประเภทขึ้นอยู่กับเขตอำนาจศาล) ยังคงต้องมีลายเซ็นทางกายภาพตามกฎหมาย ตรวจสอบข้อกำหนดทางกฎหมายเฉพาะของเอกสารประเภทนั้นก่อนสรุปว่าลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพียงพอ
เอกสารกระดาษเก่าจะเกิดอะไรขึ้นในช่วงเปลี่ยนผ่าน สแกนและทำ OCR เป็นชุด ๆ ตามเวลาที่มี แทนที่จะทำทั้งหมดในครั้งเดียว ให้ความสำคัญกับเอกสารที่คุณใช้อ้างอิงบ่อย และพิจารณาตารางการเก็บรักษาสำหรับส่วนที่เหลือ แทนที่จะถือว่าการแปลงเป็นดิจิทัลทั้งหมดต้องเสร็จในวันแรก
สรุป
สำนักงานไร้กระดาษไม่ใช่โครงการเดียว แต่เป็นชุดของการแทนที่เล็ก ๆ หลายอย่างสำหรับช่วงเวลาที่กระดาษปรากฏในขั้นตอนงานจริงของคุณ เริ่มจากการเซ็นเอกสาร เพิ่มแบบฟอร์มที่กรอกได้ต่อไป สร้างนิสัยการสแกนและทำ OCR สิ่งที่ยังมาในรูปแบบกายภาพ และรักษาทุกอย่างให้เป็นระเบียบด้วยรูปแบบการตั้งชื่อที่สอดคล้องกัน ไม่มีขั้นตอนใดต้องใช้ซอฟต์แวร์ระดับองค์กรเพื่อเริ่มต้น
พร้อมเริ่มหรือยัง ลอง เครื่องมือ Sign PDF ของ PDFlexa ใช้ฟรีและใช้เวลาน้อยกว่าการพิมพ์เอกสารเสียอีก