คู่มือ PDF ส่วนใหญ่มักตั้งสมมติฐานว่าคุณมีเอกสาร Word สเปรดชีต หรือไฟล์สแกนอยู่แล้วเพื่อเริ่มต้น แต่บางครั้งก็ไม่มีไฟล์ต้นฉบับเลย มีแค่หน้ากระดาษเปล่าและสิ่งที่คุณต้องใส่ลงในรูปแบบที่แชร์ได้และพร้อมพิมพ์ นี่คือวิธีสร้าง PDF เมื่อคุณเริ่มจากศูนย์จริง ๆ
จุดเริ่มต้นที่แท้จริงสามแบบ
"จากศูนย์" มักหมายถึงหนึ่งในสามสิ่งนี้ และแต่ละแบบมีวิธีที่ดีที่สุดต่างกัน
- คุณกำลังพิมพ์เนื้อหาโดยตรง เขียนในโปรแกรมประมวลผลคำใด ๆ (แม้แต่โปรแกรมแก้ไขข้อความธรรมดา) ก่อน แล้วค่อยแปลง การพยายามเรียบเรียงเนื้อหาโดยตรงในโปรแกรมแก้ไข PDF จะช้ากว่าและจัดรูปแบบให้เรียบร้อยได้ยากกว่า
- คุณกำลังรวมรูปถ่ายหรือไฟล์สแกน กล้องมือถือและตัวแปลงภาพเป็น PDF มักเร็วกว่าแอปสแกนใด ๆ
- คุณกำลังประกอบชิ้นส่วนจากแหล่งต่าง ๆ ภาพหน้าจอตรงนี้ ย่อหน้าตรงนั้น ลายเซ็นตอนท้าย สร้างแต่ละชิ้นแยกกัน แล้วค่อยรวมเข้าด้วยกัน
ตัวเลือกที่ 1: เขียนเป็นข้อความก่อน แล้วค่อยแปลง
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
สำหรับสิ่งที่เน้นข้อความเป็นหลัก เช่น จดหมาย ใบแจ้งหนี้ รายงานง่าย ๆ วิธีที่เร็วที่สุดคือเขียนในข้อความธรรมดาหรือโปรแกรมประมวลผลคำแล้วแปลง
- เขียนเนื้อหาของคุณ ในโปรแกรมแก้ไขข้อความ Google Docs หรือ Word จัดรูปแบบให้เรียบง่าย (หัวข้อ สัญลักษณ์หัวข้อย่อย ตัวหนา/เอียงพื้นฐาน) เพื่อให้คงสภาพดีหลังการแปลง
- ส่งออกหรือบันทึก เป็นไฟล์
.docxหรือ.txt - แปลงเป็น PDF ด้วย Word to PDF หรือ TXT to PDF ขึ้นอยู่กับรูปแบบต้นฉบับของคุณ
วิธีนี้ดีกว่าการพิมพ์โดยตรงในโปรแกรมแก้ไข PDF เพราะโปรแกรมประมวลผลคำจัดการเรื่องการตัดบรรทัด การตรวจการสะกด และประวัติการยกเลิกได้อย่างเหมาะสม โปรแกรมแก้ไข PDF ถูกสร้างมาเพื่อใส่คำอธิบายประกอบบนหน้าเอกสารที่มีอยู่แล้ว ไม่ใช่เพื่อเรียบเรียงข้อความยาว ๆ
ตัวเลือกที่ 2: สร้าง PDF จากรูปถ่ายหรือภาพ
หากแหล่งข้อมูลของคุณเป็นรูปถ่าย เช่น ใบเสร็จ บันทึกบนกระดานไวท์บอร์ด หน้ากระดาษที่พิมพ์แล้วซึ่งคุณถ่ายรูปแทนการสแกน JPG to PDF หรือ PNG to PDF จะเปลี่ยนชุดภาพให้เป็นเอกสารหลายหน้าเดียว
- ถ่ายรูปหรือแคปหน้าจอ แต่ละหน้าที่คุณต้องการ ในแสงที่ดีและกล้องขนานกับพื้นผิว
- อัปโหลดภาพทั้งหมดพร้อมกัน เลือกหลายไฟล์แทนการแปลงทีละไฟล์
- จัดเรียงตามลำดับ โดยลากก่อนสรุปผล เครื่องมือจะรวมภาพเข้าด้วยกันหนึ่งภาพต่อหนึ่งหน้า ตามลำดับที่คุณกำหนด
- ดาวน์โหลด PDF ที่รวมแล้ว
สำหรับสิ่งที่คุณถ่ายรูปจากกระดาษโดยเฉพาะ (ไม่ใช่แค่การจัดเรียงภาพที่มีอยู่แล้ว) Scan to PDF สร้างขึ้นมาเพื่อขั้นตอนการทำงานจากกล้องสู่เอกสารนี้โดยเฉพาะ
ตัวเลือกที่ 3: ประกอบ PDF จากแหล่งข้อมูลผสม
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
สถานการณ์ "จากศูนย์" ที่พบบ่อยที่สุดในทางปฏิบัติจริง ๆ แล้วไม่ได้เริ่มจากความว่างเปล่า แต่คือการนำหน้าปกที่คุณพิมพ์ กราฟที่คุณแคปหน้าจอ และหน้าลายเซ็นมาต่อกันเป็นเอกสารเดียวที่เรียบร้อย
- แปลงแต่ละชิ้นเป็น PDF ทีละชิ้น ส่วนที่เป็นข้อความผ่าน Word/TXT to PDF ส่วนที่เป็นภาพผ่าน JPG/PNG to PDF
- รวมเข้าด้วยกันตามลำดับ ด้วย Merge PDF ลากไฟล์ให้อยู่ในลำดับที่คุณต้องการก่อนรวม
- เพิ่มความเรียบร้อยขั้นสุดท้าย Add Page Numbers สำหรับเอกสารที่มีหลายส่วน หรือ Sign PDF หากต้องการลายเซ็นตอนท้าย
การสร้างแบบนี้ คือแปลงชิ้นส่วนเล็ก ๆ แยกกันแล้วค่อยรวม ให้การควบคุมที่มากกว่าการพยายามยัดทุกอย่างเข้าในเครื่องมือเดียวพร้อมกัน
เคล็ดลับการจัดรูปแบบก่อนแปลง
สิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ทำให้เอกสารที่แปลงแล้วดูตั้งใจมากกว่าดูขึ้นมาแบบไม่ได้วางแผน
- ตั้งค่าระยะขอบให้สอดคล้องกัน ในเอกสารต้นฉบับของคุณ (1 นิ้ว / 2.5 ซม. เป็นค่าเริ่มต้นที่ปลอดภัย) การแปลง PDF จะคงระยะขอบเดิมที่คุณมีอยู่แล้วไว้
- ใช้หัวข้อจริง ไม่ใช่แค่ตัวหนา หากโปรแกรมประมวลผลคำของคุณรองรับ ตัวแปลงบางตัวใช้รูปแบบหัวข้อเพื่อสร้างโครงร่างที่นำทางได้ใน PDF
- ตรวจสอบการขึ้นหน้าใหม่ ก่อนแปลง หน้าว่างที่หลงเหลืออยู่ในเอกสารต้นฉบับจะกลายเป็นหน้าว่างที่หลงเหลืออยู่ใน PDF
- ฝังภาพในขนาดที่เหมาะสม ภาพที่ใส่เข้ามาด้วยความละเอียดกล้องเต็มที่จะทำให้ขนาดไฟล์บวมโดยไม่ได้ประโยชน์ด้านภาพเพิ่มเติม ปรับขนาดก่อนแปลงหากต้นฉบับรองรับ
คำถามที่พบบ่อย
ฉันสามารถสร้าง PDF โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์อื่นเลยได้หรือไม่ ได้ เครื่องมือแปลงของ PDFlexa ทำงานทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ คุณต้องมีต้นฉบับ (ข้อความที่พิมพ์ เอกสาร หรือภาพ) แต่ไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ PDF ใด ๆ
รูปแบบที่ดีที่สุดในการเขียนก่อนแปลงคืออะไร Word (.docx) หากคุณต้องการการจัดรูปแบบอย่างหัวข้อและสัญลักษณ์หัวข้อย่อย ข้อความธรรมดา (.txt) สำหรับสิ่งง่าย ๆ เนื่องจากแปลงได้เร็วที่สุดและมีความเสี่ยงต่อปัญหาการจัดรูปแบบน้อยที่สุด
ฉันสามารถเพิ่มลายเซ็นลงใน PDF ที่เพิ่งสร้างได้หรือไม่ ได้ เมื่อเอกสารของคุณอยู่ในรูปแบบ PDF แล้ว ใช้ Sign PDF เพื่อเพิ่มลายเซ็นแบบพิมพ์ วาด หรืออัปโหลดก่อนแชร์
ฉันจะทำอย่างไรให้แน่ใจว่า PDF ใหม่ของฉันไม่ใหญ่เกินไปสำหรับการส่งอีเมล รันผ่าน Compress PDF หลังจากประกอบเสร็จแล้ว เอกสารที่มีภาพเยอะที่สร้างจากรูปถ่ายจะได้ประโยชน์มากที่สุด มักลดขนาดได้ 60-90%
ฉันสามารถสร้างแบบฟอร์มที่กรอกได้จากศูนย์ ไม่ใช่แค่เอกสารแบบคงที่ได้หรือไม่ การสร้างแบบฟอร์มแบบโต้ตอบ (ที่มีช่องกรอกจริง) จากศูนย์ต้องใช้เครื่องมือต่างจากเอกสาร PDF แบบคงที่ ดู คู่มือการสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้ ของเราสำหรับขั้นตอนการทำงานเฉพาะนั้น
สรุป
ไม่มีปุ่ม "สร้าง PDF" ปุ่มเดียวที่ใช้ได้กับทุกสถานการณ์ จุดเริ่มต้นที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังพิมพ์ ถ่ายรูป หรือประกอบชิ้นส่วน แปลงแต่ละชิ้นในรูปแบบดั้งเดิมของมัน แล้วรวมและตกแต่งให้เสร็จด้วยเครื่องมือฟรีของ PDFlexa
ต้องการรวมชิ้นส่วนที่เสร็จแล้วของคุณหรือไม่ ลอง Merge PDF ฟรีและทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณโดยตรง
กำลังสร้างเอกสารสำหรับสายงานเฉพาะทางหรือไม่ ดู เครื่องมือ PDF สำหรับฟรีแลนซ์ หรือ เครื่องมือ PDF สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก สำหรับขั้นตอนงานที่เกี่ยวข้อง