การสร้างแบบฟอร์มที่คนอื่นจะกรอกแบบดิจิทัล เช่น แบบฟอร์มรับข้อมูล ใบสมัคร แบบสำรวจ ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์สร้างแบบฟอร์มเฉพาะทาง นี่คือวิธีปฏิบัติโดยใช้แค่โปรแกรมแก้ไขเอกสารและเครื่องมือ PDF
วางแผนแบบฟอร์มก่อนสร้าง
การวางแผนไม่กี่นาทีช่วยประหยัดการทำใหม่หลายรอบในภายหลัง
- ลิสต์ทุกช่องที่คุณต้องการ จัดกลุ่มอย่างมีเหตุผล (ข้อมูลติดต่ออยู่ด้วยกัน ข้อมูลการชำระเงินอยู่ด้วยกัน และอื่น ๆ)
- ตัดสินใจประเภทช่อง ข้อความธรรมดา ข้อความหลายบรรทัด ช่องทำเครื่องหมายสำหรับใช่/ไม่ใช่หรือเลือกหลายรายการ ดรอปดาวน์สำหรับรายการตัวเลือกที่กำหนดตายตัว
- ระบุว่าช่องไหนจำเป็น เทียบกับที่เป็นทางเลือก เพื่อให้คุณสื่อสารให้ผู้กรอกเข้าใจชัดเจน
- คิดถึงลำดับของช่อง แบบฟอร์มที่ไหลจากบนลงล่างในลำดับที่มีเหตุผลจะถูกกรอกเร็วกว่าและมีข้อผิดพลาดน้อยกว่าแบบที่กระโดดไปมา
ขั้นตอนที่ 1: สร้างเลย์เอาต์ที่มองเห็นได้
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
สร้างการออกแบบที่มองเห็นได้ของแบบฟอร์มในโปรแกรมแก้ไขเอกสารมาตรฐาน (Word, Google Docs หรือคล้ายกัน) ก่อน
- เพิ่มป้ายชื่อและเลย์เอาต์ หัวข้อ ป้ายชื่อช่อง ระยะห่าง ข้อความคำแนะนำใด ๆ
- เว้นพื้นที่ที่มองเห็นชัดเจน สำหรับแต่ละช่อง เส้น เส้นขอบกล่อง หรือแค่พื้นที่ว่างที่องค์ประกอบกรอกได้จะไปอยู่
- รักษาความเรียบร้อย การตกแต่งที่มากเกินไปหรือเลย์เอาต์ที่แน่นทำให้เพิ่มช่องอย่างแม่นยำในขั้นตอนถัดไปยากขึ้น และทำให้ผู้คนกรอกจริงยากขึ้น
ขั้นตอนที่ 2: แปลงเป็น PDF
เมื่อเลย์เอาต์ดูถูกต้องแล้ว ให้แปลงมัน
- ใช้ Word to PDF (หรือเครื่องมือเทียบเท่าจากโปรแกรมแก้ไขที่คุณใช้) เพื่อสร้าง PDF ที่สะอาดและมีเลย์เอาต์คงที่
- ตรวจสอบการแปลง ยืนยันว่าระยะห่างและเลย์เอาต์ถูกต้องก่อนไปขั้นตอนถัดไป เนื่องจากการแก้ปัญหาเลย์เอาต์ง่ายกว่าก่อนที่จะเพิ่มช่องมากกว่าหลังจากนั้น
ขั้นตอนที่ 3: เพิ่มช่องแบบฟอร์มจริง
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
นี่คือจุดที่เอกสารกลายเป็นสิ่งที่กรอกได้จริง ไม่ใช่แค่เลย์เอาต์ที่มองเห็นได้
- ใช้ความสามารถเพิ่มช่องของ Fill PDF Form เพื่อวางช่องข้อความ ช่องทำเครื่องหมาย และองค์ประกอบแบบโต้ตอบอื่น ๆ ในตำแหน่งที่คุณเว้นพื้นที่ไว้
- จับคู่ขนาดช่องกับเนื้อหาที่คาดหวัง ช่องสำหรับชื่อเต็มต้องการความกว้างมากกว่าช่องสำหรับตัวย่อรัฐสองตัวอักษร
- ทดสอบลำดับ Tab หากเครื่องมือรองรับการตั้งค่า ช่องที่กระโดดไปมาอย่างไม่มีเหตุผลเมื่อใช้ Tab นำทางทำให้คนที่กรอกแบบฟอร์มอย่างรวดเร็วหงุดหงิด
- เพิ่มตัวบ่งชี้ช่องที่จำเป็น ในเลย์เอาต์ที่มองเห็นได้ (เครื่องหมายดอกจันหรือป้าย "จำเป็น") เนื่องจากมักจะชัดเจนกว่าสำหรับผู้ใช้ปลายทางมากกว่าการพึ่งพาแค่พฤติกรรมการตรวจสอบความถูกต้องเพียงอย่างเดียว
ขั้นตอนที่ 4: ทดสอบด้วยตัวเองก่อนแจกจ่าย
ก่อนส่งแบบฟอร์มให้ใครก็ตาม
- กรอกให้ครบด้วยตัวเอง เหมือนกับว่าคุณเป็นผู้ใช้ปลายทาง วิธีนี้จับปัญหาลำดับช่อง ปัญหาขนาด และช่องที่ขาดหายได้เร็วกว่าการตรวจสอบด้วยสายตาใด ๆ
- ลองเว้นช่องที่จำเป็นว่างไว้ หากเครื่องมือของคุณรองรับการตรวจสอบความถูกต้องของช่องที่จำเป็น เพื่อยืนยันว่ามันทำงานตามที่คาดไว้
- เปิดบนอุปกรณ์อื่น หากทำได้ โทรศัพท์หรือแท็บเล็ต เนื่องจากการเรนเดอร์ช่องแบบฟอร์มบางครั้งอาจแตกต่างจากเดสก์ท็อป
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อสร้างแบบฟอร์มจากศูนย์
- ช่องเล็กเกินไปสำหรับเนื้อหาจริง ช่องชื่อที่ออกแบบมาสำหรับ "Jo Li" จะเสียทันทีที่คนชื่อ "Alexandra Papadopoulos" กรอกลงไป
- ไม่มีการบ่งชี้ที่ชัดเจนของช่องที่จำเป็น คนข้ามช่องที่พวกเขาไม่รู้ว่าจำเป็น ทำให้เกิดการส่งที่ไม่สมบูรณ์
- ประเภทช่องไม่สอดคล้องกัน การใช้ช่องข้อความธรรมดาสำหรับสิ่งที่ควรเป็นดรอปดาวน์จริง ๆ (เช่น รายการรัฐหรือประเทศที่กำหนดตายตัว) เชิญชวนคำตอบที่ไม่สอดคล้องและประมวลผลยากขึ้น
- ลืมคำแนะนำการส่งหรือขั้นตอนถัดไป แบบฟอร์มที่กรอกเสร็จแล้วต้องมีที่ไป ระบุให้ชัดเจนว่าควรส่งทางอีเมล อัปโหลด หรือพิมพ์
คำถามที่พบบ่อย
ฉันต้องใช้ Adobe Acrobat เพื่อสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้หรือไม่ ไม่ต้อง โปรแกรมแก้ไขเอกสารมาตรฐานสำหรับเลย์เอาต์บวกกับเครื่องมือบนเบราว์เซอร์อย่าง Fill PDF Form สำหรับการเพิ่มช่องแบบโต้ตอบครอบคลุมกระบวนการทั้งหมดโดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์เฉพาะทางหรือมีค่าใช้จ่ายใด ๆ
ฉันจะทำให้ช่องในแบบฟอร์ม PDF เป็นช่องที่จำเป็นได้อย่างไร เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับตัวเลือกช่องของเครื่องมือเฉพาะ หากการตรวจสอบความถูกต้องของช่องที่จำเป็นไม่มีให้ใช้ ทางเลือกในทางปฏิบัติคือติดป้ายช่องที่จำเป็นให้ชัดเจนในเลย์เอาต์ที่มองเห็นได้ เพื่อให้คนรู้ก่อนส่ง
ฉันสามารถเพิ่มดรอปดาวน์หรือช่องทำเครื่องหมายลงในแบบฟอร์ม PDF ได้หรือไม่ ได้ เครื่องมือช่องแบบฟอร์มส่วนใหญ่รองรับช่องทำเครื่องหมาย และขึ้นอยู่กับเครื่องมือ อาจรองรับดรอปดาวน์/ช่องเลือกควบคู่ไปกับช่องข้อความมาตรฐาน
วิธีที่ง่ายที่สุดในการทดสอบแบบฟอร์มก่อนส่งออกไปคืออะไร กรอกให้ครบด้วยตัวเอง อย่างที่ผู้ใช้ปลายทางจะทำ ทั้งบนเดสก์ท็อปและ (หากทำได้) อุปกรณ์มือถือ วิธีนี้จับปัญหาจริงได้มากกว่าการตรวจสอบด้วยสายตาเพียงอย่างเดียว
ฉันสามารถแปลงแบบฟอร์มกระดาษที่มีอยู่แล้วให้เป็น PDF ที่กรอกได้แทนที่จะสร้างจากศูนย์ได้หรือไม่ ได้ สแกนมัน รัน OCR หากคุณต้องการให้ข้อความที่มีอยู่ถูกรู้จำ แล้วเพิ่มช่องทับด้วย Fill PDF Form
สรุป
การสร้างแบบฟอร์ม PDF ที่กรอกได้จากศูนย์จริง ๆ แล้วคือสองขั้นตอนแยกกัน คือการออกแบบเลย์เอาต์ที่มองเห็นได้ในโปรแกรมแก้ไขเอกสารทั่วไป แล้วเพิ่มช่องแบบโต้ตอบทับด้วยเครื่องมือ PDF การวางแผนช่องของคุณก่อนเริ่มและการทดสอบแบบฟอร์มที่เสร็จแล้วด้วยตัวเองจับปัญหาจริงเกือบทั้งหมดก่อนที่ผู้ใช้จริงของคุณจะเจอ
พร้อมเพิ่มช่องลงในเลย์เอาต์ของคุณหรือยัง ลอง Fill PDF Form ฟรีและทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ
เริ่มต้นจากเอกสาร Word หรือไม่ Word to PDF ให้คุณได้เลย์เอาต์พื้นฐานที่สะอาดก่อน