PDF ทุกไฟล์แบกข้อมูลที่มองไม่เห็นซึ่งคุณไม่ได้พิมพ์ลงในตัวเอกสารเอง ใครสร้าง ซอฟต์แวร์อะไรที่ใช้สร้าง บางครั้งถึงขั้นประวัติการแก้ไข ส่วนใหญ่แล้วสิ่งนี้ไม่มีอันตราย แต่บางครั้งก็เป็นปัญหาความเป็นส่วนตัวหรือความลับจริง ๆ ที่คุณไม่ทันสังเกตจนกระทั่งมันถูกแชร์ออกไปแล้ว นี่คือสิ่งที่ซ่อนอยู่จริง ๆ และวิธีล้างมัน
เมทาดาต้าอะไรบ้างที่ซ่อนอยู่ใน PDF ทั่วไป
เมทาดาต้าของ PDF โดยทั่วไปแบ่งเป็นไม่กี่ประเภท
- คุณสมบัติเอกสาร ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวข้อ คำสำคัญ และซอฟต์แวร์ที่ใช้สร้าง มักปรากฏเป็นฟิลด์ "creator" และ "producer"
- เวลาที่สร้างและแก้ไข เมื่อไฟล์ถูกสร้างและเปลี่ยนแปลงล่าสุด บางครั้งละเอียดถึงระดับเขตเวลาที่แน่นอน
- ข้อมูลผู้แต่งและองค์กร มักดึงมาจากซอฟต์แวร์ที่สร้างไฟล์โดยอัตโนมัติ รวมถึงชื่อของคุณหรือองค์กรของคุณหากถูกตั้งค่าไว้ในระบบปฏิบัติการหรือใบอนุญาต Office ของคุณ
- ความคิดเห็นและประวัติการติดตามการเปลี่ยนแปลง หากเอกสารผ่านฟีเจอร์ Track Changes ของ Word ก่อนถูกส่งออกเป็น PDF ร่องรอยบางครั้งอาจยังหลงเหลืออยู่ขึ้นอยู่กับวิธีการส่งออก
- เส้นทางไฟล์ที่ฝังอยู่ บางครั้งตำแหน่งไฟล์ต้นฉบับบนคอมพิวเตอร์ของผู้สร้าง (เช่น
C:\Users\jsmith\Documents\) ถูกฝังไว้ เผยข้อมูลมากกว่าที่ตั้งใจเกี่ยวกับระบบภายในหรือชื่อผู้ใช้
ไม่มีข้อไหนมองเห็นได้เมื่อคุณเปิดและอ่าน PDF เท่านั้น มันจะปรากฏก็ต่อเมื่อมีใครตรวจสอบคุณสมบัติเอกสารหรือตรวจไฟล์อย่างละเอียดมากขึ้น
ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญจริง ๆ
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
สถานการณ์จริงไม่กี่แบบที่เมทาดาต้าของ PDF ก่อให้เกิดปัญหาจริง
- ชื่อไฟล์ภายในของบริษัทกฎหมายหรือชื่อสมาชิกในทีม ปรากฏในเอกสารที่ส่งไปให้ทนายฝ่ายตรงข้าม เผยข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการร่างมากกว่าที่ตั้งใจ
- รายงานสาธารณะ "ฉบับสุดท้าย" ยังคงแสดงผู้แต่งหรือชื่อร่างก่อนหน้า ในเมทาดาต้า ขัดแย้งกับเวอร์ชันที่นำเสนอในข้อความที่มองเห็นได้
- ชื่อผู้ใช้หรือเส้นทางไฟล์ภายในถูกเปิดเผย ให้ข้อมูลเกี่ยวกับระบบภายในของบริษัทหรือบุคลากรที่ไม่ได้ตั้งใจให้แชร์ภายนอก
- รหัสโปรเจกต์หรือชื่อลูกค้าที่ละเอียดอ่อน ปรากฏในชื่อเรื่องหรือเมทาดาต้าคำสำคัญของเอกสาร แม้ว่าเนื้อหาที่มองเห็นได้จะถูกปกปิดอย่างระมัดระวังแล้ว
ไม่มีข้อไหนต้องการความมุ่งร้าย การรั่วไหลของเมทาดาต้ามักเป็นแค่ความประมาท ผลจากการไม่รู้ว่ามันมีอยู่
การล้างเมทาดาต้าออกจาก PDF
วิธีที่เชื่อถือได้ที่สุดในการลบเมทาดาต้า PDF โดยไม่เหลือร่องรอยคือการแปลงเอกสารให้เป็นแบบคงที่ (flatten) ซึ่งจะลอกองค์ประกอบแบบโต้ตอบและที่ฝังไว้ให้เหลือแค่เนื้อหาหน้าคงที่
- ตรวจสอบสิ่งที่มีอยู่ในเมทาดาต้าตอนนี้ก่อน โปรแกรมดู PDF ส่วนใหญ่แสดงคุณสมบัติเอกสาร (มักอยู่ใต้ File > Properties หรือ Document Info) เพื่อให้คุณรู้ว่ากำลังจะล้างอะไร
- ใช้ Flatten PDF เพื่อแปลงไฟล์ให้เป็นเนื้อหาคงที่ วิธีนี้จะลบช่องแบบฟอร์ม เลเยอร์ และโครงสร้างแบบโต้ตอบส่วนใหญ่ที่อาจแบกเมทาดาต้า
- สำหรับสำเนาที่สะอาดหมดจด วิธีที่ละเอียดที่สุดมักคือการแปลง PDF ไปเป็นรูปแบบอื่นแล้วแปลงกลับ เช่น PDF to JPG ตามด้วย JPG to PDF สำหรับเอกสารที่การรักษาข้อความที่เลือกได้ไม่สำคัญ เนื่องจากการสร้างใหม่แบบภาพไม่แบกเมทาดาต้าที่ฝังไว้ของไฟล์เดิมเลย
- ตรวจสอบผลลัพธ์ โดยเช็กคุณสมบัติเอกสารอีกครั้งบนไฟล์ใหม่
สำหรับเอกสารที่คุณต้องการให้ข้อความยังคงเลือกได้และค้นหาได้ (ไม่แปลงเป็นภาพ) เครื่องมือทำความสะอาดเมทาดาต้าโดยเฉพาะที่มีในซอฟต์แวร์ PDF บนเดสก์ท็อปอาจเหมาะสมกว่าวิธีแปลงเป็นคงที่แล้วแปลงกลับ วิธีแปลงเป็นคงที่แล้วแปลงกลับเหมาะกับกรณีที่ความเที่ยงตรงของภาพ ไม่ใช่การดึงข้อความ เป็นสิ่งสำคัญกว่า
การป้องกันการรั่วไหลของเมทาดาต้าก่อนที่จะเกิดขึ้น
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
การทำความสะอาดหลังเหตุการณ์ได้ผล แต่การป้องกันการรั่วไหลตั้งแต่แรกเชื่อถือได้มากกว่า
- ตั้งค่าฟิลด์ชื่อ/องค์กรของคุณอย่างตั้งใจ ในซอฟต์แวร์ใด ๆ ที่สร้าง PDF ของคุณ แทนที่จะปล่อยให้เป็นค่าเริ่มต้นจากการติดตั้งเก่าหรือคอมพิวเตอร์ที่ใช้ร่วมกัน
- ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงก่อนส่งออก เป็น PDF จาก Word หรือคล้ายกัน ส่งออกสำเนาที่สะอาดโดยไม่มีประวัติการแก้ไขหากเอกสารผ่านการแก้ไขร่วมกัน
- ตรวจสอบคุณสมบัติเอกสารเป็นขั้นตอนมาตรฐาน ก่อนส่งอะไรออกไปภายนอก เช่นเดียวกับที่คุณจะพิสูจน์อักษรเนื้อหาที่มองเห็นได้
- ระมัดระวังเป็นพิเศษกับเทมเพลต เอกสารที่สร้างจากเทมเพลตที่คนอื่นสร้างไว้อาจแบกชื่อหรือองค์กรของคนนั้นในเมทาดาต้า แม้ว่าคุณจะเป็นคนเขียนเนื้อหาทั้งหมดจริง ๆ
คำถามที่พบบ่อย
การลบเมทาดาต้าเปลี่ยนหน้าตาของ PDF ของฉันหรือไม่ ไม่ เมทาดาต้าเป็นข้อมูลที่มองไม่เห็นแยกจากเนื้อหาหน้าที่มองเห็นได้ การลบมันไม่เปลี่ยนสิ่งที่ผู้อ่านเห็นเมื่อเปิดเอกสาร
การแปลงเป็นคงที่จะลบเมทาดาต้าทั้งหมด รวมถึงฟิลด์ผู้แต่งหรือไม่ การแปลงเป็นคงที่จะลบองค์ประกอบแบบโต้ตอบและโครงสร้างที่ฝังไว้มาก ซึ่งแก้ปัญหาเมทาดาต้าส่วนใหญ่ แต่สำหรับการลบทุกฟิลด์อย่างสมบูรณ์ที่รับประกันได้ การแปลงเป็นภาพแล้วแปลงกลับจะละเอียดกว่า ดูขั้นตอนด้านบน
ฉันสามารถตรวจสอบเมทาดาต้าใน PDF ก่อนส่งได้หรือไม่ ได้ โปรแกรมดู PDF ส่วนใหญ่แสดงคุณสมบัติเอกสาร (ชื่อเรื่อง ผู้แต่ง วันที่สร้าง และอื่น ๆ) ในเมนู Properties หรือ Document Info โดยไม่ต้องใช้เครื่องมือพิเศษใด ๆ
เมทาดาต้าจะถูกเพิ่มกลับเข้ามาอีกหรือไม่หากฉันแชร์ไฟล์ที่ทำความสะอาดแล้วซ้ำ จะเพิ่มก็ต่อเมื่อคุณแก้ไขไฟล์ใหม่ด้วยซอฟต์แวร์ที่เพิ่มฟิลด์เมทาดาต้าของตัวเอง ไฟล์ที่ทำความสะอาดแล้วและไม่ได้แก้ไขจะคงเมทาดาต้าที่ล้างแล้วเมื่อแชร์ตามเดิม
เมทาดาต้า PDF เหมือนกับสิ่งที่ปรากฏในการปกปิดข้อมูล (redaction) หรือไม่ ไม่เหมือนกัน การปกปิดข้อมูลครอบคลุมเนื้อหาที่มองเห็นได้บนหน้า เมทาดาต้าเป็นข้อมูลแยกต่างหากที่มองไม่เห็นเกี่ยวกับตัวไฟล์เอง และต้องจัดการแยกจากการปกปิดข้อมูลที่มองเห็นได้ใด ๆ
สรุป
เมทาดาต้าของ PDF มองไม่เห็นแต่มีอยู่จริง และบางครั้งเผยมากกว่าที่เนื้อหาที่มองเห็นได้ตั้งใจไว้ ก่อนแชร์อะไรที่ละเอียดอ่อนออกไปภายนอก ควรตรวจสอบคุณสมบัติเอกสารอย่างรวดเร็ว และสำหรับสิ่งที่เป็นความลับจริง ๆ การแปลงเป็นคงที่หรือแปลงกลับจะล้างสิ่งที่อาจรั่วไหลได้ส่วนใหญ่
ต้องการทำความสะอาดเอกสารที่มีอยู่แล้วหรือไม่ ลอง Flatten PDF ฟรีและทำงานในเบราว์เซอร์ของคุณ
จัดการเอกสารที่เป็นความลับเป็นประจำหรือไม่ ดู เครื่องมือ PDF สำหรับทนายความ สำหรับขั้นตอนการทำงานด้านความเป็นส่วนตัวที่เกี่ยวข้อง