Как правильно распечатать PDF (масштабирование, обрезка и макет)

PDF, идеально выглядящий на экране, может распечататься с обрезанными полями, неправильным размером бумаги или странно масштабированным содержимым. Печать — одно из немногих мест, где репутация PDF как «готового к печати» формата не срабатывает автоматически, — вот почему это происходит и как это исправить, прежде чем вы потратите бумагу впустую.

Почему PDF печатаются иначе, чем выглядят на экране

У PDF есть заданный размер страницы (например, A4 или US Letter), но ваш принтер, драйвер принтера и диалог печати вашей программы просмотра PDF — все они влияют на то, как этот размер в итоге ляжет на бумагу:

• Несоответствие размера страницы — PDF, созданный для A4, распечатанный на принтере US Letter (или наоборот), либо обрезается, либо автоматически уменьшается с неожиданными полями.
• Настройки масштабирования — большинство диалогов печати по умолчанию используют «Подогнать под страницу» или «Уменьшить, чтобы поместилось», что может слегка изменить размер содержимого и сместить то, где оказываются поля.
• Ограничения полей принтера — некоторые принтеры физически не могут печатать до самого края страницы, поэтому содержимое рядом с краем обрезается независимо от ваших настроек.

Ни одна из этих проблем не является собственно проблемой PDF — это проблемы конвейера печати, которым PDF подвержен точно так же, как любой другой формат документа.

Исправление самых распространенных проблем печати

Содержимое обрезано по краям. Откройте диалог печати и проверьте настройку масштабирования — обычно по умолчанию установлено «Реальный размер» / «100%», что верно только в том случае, если размер страницы вашего PDF точно совпадает с загруженной в принтер бумагой. Переключитесь на «Подогнать под область печати», если размер страницы не совпадает, или сначала обрежьте PDF, если конкретное содержимое выходит за пределы полей вашего принтера.

Неправильный размер бумаги. Проверьте фактический размер страницы PDF (обычно виден в свойствах документа вашей программы просмотра) относительно того, что загружено в принтер. Если они не совпадают и вы не можете изменить бумагу принтера, используйте масштабирование «Подогнать под страницу», а не «Реальный размер».

Многостраничные макеты печатаются в неправильном порядке или ориентации. Если в одном документе одни страницы книжные, а другие альбомные, проверьте, что драйвер принтера настроен на автоповорот, — иначе все распечатается в ориентации первой страницы.

Цвета печатаются иначе, чем выглядят на экране. Это несоответствие цветового профиля между вашим экраном и принтером, а не проблема экспорта PDF — это происходит практически с любым типом документа, а не только с PDF, и лучше всего решается в настройках цвета вашего принтера, а не в самом файле.

Подготовка PDF специально для печати

Если вы создаете или конвертируете документ, который точно будет распечатан, несколько вещей помогают еще до того, как вы дойдете до диалога печати:

• Соотнесите размер страницы с целевой бумагой уже на этапе создания (A4 для большей части мира, US Letter для США/Канады), а не полагайтесь на масштабирование, чтобы исправить несоответствие позже.
• Держите важное содержимое подальше от внешнего края — большинство принтеров не могут печатать по-настоящему от края до края, поэтому разумное поле (не менее 0,25 дюйма / 6 мм) убережет важное содержимое от обрезки.
• Превратите интерактивные элементы в плоские перед печатью. Поля форм, аннотации и слои иногда могут отображаться непоследовательно в разных драйверах печати. Сделать PDF плоским объединяет все в статичное содержимое страницы, которое печатается в точности так, как выглядит на экране.
• Поверните страницы, у которых неправильная ориентация, перед печатью, вместо того чтобы бороться с настройками поворота принтера — Повернуть страницы исправляет это в самом файле.

Эффективная печать большого документа

Для длинных документов пара корректировок экономит и бумагу, и время:

• Печатайте только нужные страницы. Если вам нужен только раздел, используйте Разделить и извлечь страницы, чтобы вытащить именно эти страницы, вместо того чтобы печатать весь документ и выбрасывать остальное.
• Сначала уменьшите размер файла, если принтер медленно его обрабатывает. Большие встроенные изображения могут замедлить отрисовку на некоторых принтерах — Сжать PDF уменьшает файл, не заметно влияя на качество печати на обычном расстоянии просмотра.

Часто задаваемые вопросы

Почему мой PDF нормально выглядит на экране, но печатается с обрезанным текстом? Ваш принтер, вероятно, не может печатать до самого края страницы, а рассматриваемое содержимое расположено слишком близко к этому краю. Проверьте минимальное поле вашего принтера и обрежьте или скорректируйте макет, если содержимое попадает в эту зону.

Должен ли я всегда использовать «Подогнать под страницу» при печати PDF? Только если размер страницы PDF не совпадает с загруженной бумагой. Если они совпадают, «Реальный размер» (100%) точнее — «Подогнать под страницу» может внести небольшое, иногда заметное масштабирование.

Почему номера страниц или колонтитулы печатаются в неправильном положении? Это почти всегда несоответствие полей или масштабирования, а не проблема самих номеров страниц, — проверьте, что масштаб печати установлен на «Реальный размер», если размер страницы вашего PDF совпадает с бумагой.

Могу ли я исправить проблемы макета печати без повторной печати из исходного документа? Да — Обрезка и Повернуть страницы работают напрямую с существующим PDF, так что вам не нужно возвращаться к исходному файлу Word или дизайн-источнику.

Снижает ли сжатие PDF качество печати? Сжатие нацелено на размер файла, в первую очередь за счет оптимизации изображений — при обычных уровнях сжатия разница незаметна при типичном разрешении печати. Очень агрессивное сжатие насыщенных изображениями документов может быть заметно, если вы печатаете именно фотографии.

Главный вывод

Большинство проблем печати PDF происходят из несоответствия между размером страницы файла и тем, что фактически загружено в принтер, или из настроек масштабирования, незаметно меняющих значение «100%». Сначала проверьте размер страницы и масштабирование, прежде чем предполагать, что поврежден сам файл.

Нужно исправить проблему макета перед печатью? Попробуйте Обрезать PDF или Повернуть страницы — оба бесплатны, оба работают прямо в браузере.

Готовите документы для офисного процесса печати? Смотрите Инструменты PDF для малого бизнеса для похожих инструментов.