Документ, который вам нужно будет открывать, читать и которому нужно доверять через 20 лет, предъявляет иные требования, чем документ, который просто нужно отправить кому-то завтра. Долгосрочное архивирование — это по-настоящему отдельная проблема по сравнению с повседневным использованием PDF, и ошибки в ней часто остаются незаметными — формат, который перестает корректно открываться, метаданные, которые устаревают, файл, который деградирует, — и обнаруживаются нередко только тогда, когда исправить их уже слишком поздно.
Почему «просто сохранить как PDF» — недостаточно
Стандартный PDF технически может ссылаться на вещи вне себя самого — на внешние шрифты, которые могут быть не установлены в будущей системе, на шифрование, зависящее от пароля, который кто-то может забыть, или даже на встроенные скрипты. Для документа, который вы создаете и читаете сегодня, ничего из этого не имеет значения. Для документа, который должен оставаться надежно читаемым десятилетиями, каждая из этих зависимостей — потенциальная точка отказа. Именно эту проблему был создан решать стандарт PDF/A.
Основное решение: конвертация в PDF/A
Reduce your PDF file size instantly. No software needed.
Конвертировать в PDF/A превращает стандартный PDF в архивный вариант, который:
- Встраивает все шрифты прямо в файл, вместо того чтобы ссылаться на шрифты, которых может не быть в какой-либо будущей системе.
- Запрещает шифрование, поэтому в будущем не возникает точки отказа, связанной с паролем.
- Запрещает JavaScript и другое исполняемое содержимое, устраняя зависимости, которые могли бы вести себя непредсказуемо по мере изменения программного обеспечения с годами.
- Стандартизирует метаданные в едином, машиночитаемом формате.
Если вам нужна полная техническая информация о том, что именно меняет PDF/A и почему, смотрите наше отдельное руководство по PDF/A — эта статья сосредоточена на практическом процессе архивирования.
Шаг 1: подготовьте документ перед конвертацией
- Удалите все, что не должно быть постоянным — черновые комментарии, внутренние пометки, не предназначенные для архивной записи, неразрешенные отслеживаемые изменения.
- Завершите содержимое — конвертация в PDF/A должна происходить с финальной версией, а не с рабочим черновиком, поскольку весь смысл в том, чтобы получить нечто стабильное и неизменное.
- Сначала запустите OCR, если документ является сканом, — вы хотите, чтобы у архивной версии был настоящий текстовый слой, а не просто статичное изображение, чтобы она оставалась доступной для поиска десятилетия спустя.
Шаг 2: конвертируйте и проверьте
Turn any PDF into an editable Word document in seconds.
- Используйте Конвертировать в PDF/A для вашего финализированного документа.
- Откройте результат и проверьте его визуально — убедитесь, что шрифты отображаются правильно и ничего не сместилось во время конвертации.
- Проверьте, что все интерактивные элементы, которые вам действительно были нужны (например, по-настоящему необходимое поле формы), корректно пережили конвертацию, поскольку PDF/A ограничивает определенное интерактивное поведение.
Шаг 3: подумайте о метаданных и именовании, а не только о формате
Формат — лишь часть долгосрочного архивирования, возможность найти документ и правильно идентифицировать его позже имеет не меньшее значение:
- Используйте понятное, описательное имя файла, которое будет иметь смысл и годы спустя, не полагаясь на контекст, который у вас есть сейчас, но который вы можете забыть позже (дату, конкретный тип документа, номер ссылки).
- Заполните метаданные документа (название, автор, тема), если ваш инструмент PDF это поддерживает, — метаданные часто сохраняются лучше, чем имена файлов, которые со временем переименовываются и реорганизуются.
- Ведите простой указатель или журнал архивных документов, если вы архивируете многие из них, — таблица со списком имени файла, даты, типа документа и краткого описания экономит огромное количество времени при поиске годы спустя.
Шаг 4: думайте не только о том, как, но и о том, где
Формат решает вопрос читаемости; хранение решает вопрос доступности:
- Храните как минимум две копии в разных местах — единственное место хранения, каким бы надежным оно ни казалось сегодня, представляет собой единую точку отказа на достаточно длинном временном горизонте.
- Периодически заглядывайте в старые архивы — не для того, чтобы что-то менять, а чтобы убедиться, что они все еще корректно открываются и место хранения все еще доступно; сервисы и устройства хранения иногда прекращают существование или становятся недоступными.
- Избегайте форматов или хранилищ, привязанных к конкретному программному обеспечению, к которому у вас в будущем может не быть доступа, — именно поэтому PDF/A (открытый стандарт ISO) предпочтительнее проприетарного формата для всего, что должно храниться долго.
Часто задаваемые вопросы
В чем реальная разница между обычным PDF и PDF/A для архивирования? PDF/A встраивает все шрифты, запрещает шифрование и JavaScript и стандартизирует метаданные — устраняя зависимости, которые могли бы привести к тому, что обычный PDF будет отображаться некорректно или станет недоступен в какой-то будущей системе.
Нужно ли конвертировать в PDF/A каждый создаваемый документ или только важные? Только те документы, которым конкретно требуется оставаться надежно доступными в долгосрочной перспективе, — повседневные рабочие документы не нуждаются в архивной обработке, но договоры, официальные записи и все, что имеет юридическое или историческое значение, — хорошие кандидаты.
Могу ли я по-прежнему искать текст в документе PDF/A? Да, если у документа есть настоящий текстовый слой — если вы архивируете отсканированный документ, запустите OCR перед конвертацией в PDF/A, чтобы архивная версия оставалась доступной для поиска.
Хорош ли PDF/A для архивирования отсканированных исторических документов? Да — он специально разработан именно для такого рода задач долгосрочного сохранения, поэтому его обычно требуют библиотеки, государственные органы и юридические учреждения.
Как часто стоит проверять архивные документы, чтобы убедиться, что они все еще доступны? Строгого правила нет, но периодическая проверка того, что место хранения все еще доступно, а файлы все еще корректно открываются, — раз в год или два — позволяет выявить проблемы, пока их еще легко исправить.
Главный вывод
Долгосрочное архивирование документов на самом деле состоит из двух отдельных проблем: обеспечения того, чтобы сам формат файла оставался надежно читаемым (это решает PDF/A), и обеспечения того, чтобы вы вообще могли найти и получить доступ к файлу годы спустя (это решают хорошее именование, метаданные и резервное хранение). Решите обе, и документ, который вы архивируете сегодня, будет корректно открываться всякий раз, когда он вам действительно снова понадобится.
Готовы правильно архивировать документ? Попробуйте Конвертировать в PDF/A — бесплатно, и работает прямо в браузере.
Архивируете отсканированный документ? Сначала запустите OCR, чтобы он оставался доступным для поиска.